Generalidades
- Personas naturales y sus asimiladas que, durante el año gravable 2021 o 2022, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000; y la suma de los ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y/o rentas no laborales durante el año gravable 2022 superen los $100.000.000.
- Las personas jurídicas, sociedades y asimiladas y demás entidades públicas y privadas que en el año gravable 2021 o en el año gravable 2022 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
- Régimen simple de tributación – SIMPLE que durante el año gravable 2021 o en el año gravable 2022, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000.
- Otros según la Resolución 000124.
Definir en Conceptos los tipos de valores
Asignar a los conceptos, el tipo de datos de cada uno, esto lo haces por la ruta: Archivos – Conceptos.
Seleccionas cada uno de los conceptos que son los que se van a informar a la DIAN en: “Ingresos y Retenciones 2017 – 2022” y seleccionas el que le corresponde.
Importante: para revisar los conceptos asignados y no asignados, puedes generar el reporte por: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2022 – Reporte Auditoría de conceptos.
Paso a paso
1. Generar el certificado de Ingresos y Retenciones
Pensando en las empresas que ya tienen definidos los certificados de ingresos y retenciones en el programa Nóminai®, con solo seleccionar la opción “Generar formato 2276 Información Exógena” el programa te lleva a la corrección de medios magnéticos en Nominai®, los empleados con sus correspondientes valores.
Para generar el formato 2276 desde el Certificado de Ingresos y Retenciones en Nóminai®, vas por la ruta: Documentos – Ingresos y retenciones – Años 2017-2022.
Después vas por el botón 
.
Al ingresar te muestra la siguiente ventana:
Allí marcas en la opción de Generar formato 2276 Información exógena y en el campo Entidad informante por defecto se llena e1 1. Informante general. Y te genera el siguiente mensaje para el cálculo de promedios.
El valor calculado será el promedio de los conceptos que afecten Cesantías, de los últimos 6 meses de cada empleado y dependiendo si se marca o no “Valores aproximados al múltiplo de mil más cercano.
Para las empresas que manejen los tipos 3, 4 o 5, deben llenar el Nit del participante, esta son:
3. Mandatario y/o Administrador delegado.
4. Consorcio y/o Unión temporal.
5. Exploración y Explotación de hidrocarburos, gases y/o minerales.
Después te mostrará un mensaje de advertencia:
Si = Borra toda la información previamente generada, digitada o corregida y genera nuevamente los registros automáticos.
No = Respeta las modificaciones y los registros manuales que se han hecho en la corrección del formato 2276 y genera de nuevo los otros certificados.
2. Obtienes el informe del formato 2276 para revisar.
Ingresando por la ruta: Documentos – Ingresos y retenciones – Años 2017-2022, y luego vas por el botón de 
y al ingresar y realizas los pasos siguientes:
Informe:
- El programa cuenta con un informe para hacer la correspondiente revisión de la información que se generó y se va a enviar a la DIAN.
- Conózcalo, úselo y solo cuando esté seguro de la información, haga el proceso de generar los XML.
- Si la impresora es de matriz de punto, no se recomienda hacer impresión horizontal.
El informe Horizontal, todas las columnas, permite sacar el reporte de la información generada:
- Impresión Horizontal: te permite hacer la impresión del informe en papel tamaño carta, de forma horizontal, mostrando todas las columnas de valores, recomendado.
- Año: seleccionas el año para generar el reporte, ejemplo 2022.
- Nit: puedes seleccionar el rango de Nit a imprimir, si se deja en blanco, incluirá todos los empleados.
3. Corregir la información, cuando sea necesario.
En la ruta: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2022 – Medios Magnéticos – Corrección
- Permite Corregir la información que fue generada automáticamente por el programa.
- Borrar registros que no se necesitan (es mejor dejarlos en ceros).
- Digitar nuevos registros (nuevos certificados de empleados).
Importante: los datos de los Nits, se deben corregir en Archivos – Nits o en Archivos – Empleados – Maestros, por eso están protegidos.
4. Exporta el formato en XML o a un archivo de Excel.
Este módulo es una herramienta que le facilita la extracción y preparación de los medios magnéticos para la DIAN.
Importante: pasar un archivo al Prevalidador de la DIAN, es más corto desde un archivo XML y es mucho más largo desde un archivo de Excel.
Este proceso permite:
- Generar el archivo en formato XML para ser importado en el prevalidador de la DIAN.
- Generar el archivo en formato de Excel para su revisión.
Importante: ten en cuenta que la veracidad de los datos obtenidos y enviados a la DIAN, dependen en gran parte de las nóminas realizadas y de los criterios de selección que se utilicen y estos son únicamente responsabilidad de tu empresa.
- Tipo de Exportación: seleccionar el formato XML o Excel.
- Inserción: significa que por primera vez enviará ese formato.
- Reemplazo: cuando envíe una corrección que reemplace el anterior.
- Año de envío: el año en que se está enviando la información, no el año contable que se está informando, para el ejemplo: 2023.
- Número de envío: consecutivo de envío por año.
- Fecha de envío: debe ser la fecha calendario en que se realiza el envío del archivo.
- Fecha: rango de fecha inicial y final a la cual pertenecen los datos generados.
- Directorio destino: ruta donde se llevará el archivo en formato XML, no necesita colocar el nombre del archivo.
5. Archivo XML – Nombre y Ejemplo.
La estructura del nombre del archivo XML es:
Ejemplo Archivo XML
Importante: abrir un archivo en el Prevalidador de la DIAN, es más corto desde un archivo XML y es mucho más largo desde un archivo de Excel.
El programa genera una hoja de Excel con toda la información del formato 2276.
6. Validación del XML antes de enviar a la DIAN.
Uno de los pasos más importantes es el proceso de Diligenciar la información Exógena en el prevalidador de la DIAN.
El prevalidador tiene una opción para importar el XML, generado por Nóminai®
Importante: siempre realiza la revisión con el prevalidador de la Dian, antes de subir los archivos XML definitivos.
7. Imprime de ser necesario los certificados desde medios magnéticos.
Ruta: Documentos – Ingresos y Retenciones – Año 2017-2022 – Medios Magnéticos – Impresión certificados.
Por medio de esta opción se puede hacer la impresión de los certificados de ingresos y retenciones tomando los datos desde la corrección de los medios magnéticos, el cual es útil cuando se hacen correcciones al formato 2276 y se quieren imprimir los certificados tomando esos nuevos valores y no los generados por el programa.
Se pueden definir los campos de:
- Año del certificado: Indique aquí el año desde el cual se va a generar el certificado.
- Empleados Inicial y Final: Seleccione el empleado o rango de empleados para los cuales desea imprimir los certificados desde la corrección de los medios magnéticos.
- Lugar retención: Código y nombre del municipio donde se practicó la retención.
- Nit de la empresa: Nit de la empresa.
- Documento y Nombre Pagador: Indique el número del documento y el nombre de la persona que firmará los certificados.
- Número de Agencias: Total de agencias, sucursales, filiales cuyos montos de retención se consolidan en el certificado, (no es obligatorio para año 2022)
Importante: los otros valores se toman desde la corrección del formato 2276 de medios magnéticos.
Cambios del formato 2276 para el año 2022
Estos son los cambios que se tienen:
- Cambia a la versión 4
- Se adicionan los siguientes nuevos campos:
- ceco: Cesantías consignadas al fondo de cesantías.
- auce: Auxilio de cesantías reconocido a trabajadores del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, Capítulo VII, Título VIII Parte Primera (Resumido: Auxilio de cesantías reconocido a trabajadores del régimen tradicional, así se colocó en Nóminai).
- aprais: Aportes voluntarios al régimen de ahorro individual con solidaridad – RAIS (Resumido: Aportes Voluntarios RAIS, así se colocó en Nómina).
- ivav: Impuesto sobre las ventas – IVA, mayor valor del costo o gasto.
- rfiva: Retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas – IVA.
- vilap: Valor ingreso laboral promedio de los últimos seis meses.
- tdocde: Tipo de documento del dependiente económico.
- nitde: Número de Identificación del dependiente económico.
- Cambian de nombre
- pabo es reemplazado por pabop
Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.
- apecofpe es reemplazado por vapo
Valor apoyos económicos no reembolsables o condonados , entregados por el Estado o financiados, con recursos públicos, para financiar programas educativos.
- pagamuvt es reemplazado por vaex
Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a UVT, art. 387-1 E.T.
- En la ruta: Archivos – Empleados – Relaciones Industriales, en la parte inferior puede ingresar la información correspondiente a los dependientes económicos de los empleados.
