Para resolver dudas comunes sobre el funcionamiento de Nóminai, hemos recopilado las preguntas más frecuentes con sus respectivas respuestas. Esta guía te ayudará a aplicar configuraciones, comprender funcionalidades clave y optimizar el uso del sistema.
1. ¿El programa permite crear varias compañías como Contai?
Sí. Puedes crear hasta 999 compañías numéricas y múltiples alfanuméricas, según las combinaciones elegidas. Esto facilita la gestión individual de cada empresa en la interface.
2. ¿Cuántos empleados permite manejar el aplicativo?
El sistema permite gestionar un número ilimitado de empleados por compañía.
3. ¿Nóminai incluye un módulo de recursos humanos?
No. Está enfocado en procesos de liquidación de nómina (semanal, quincenal, decadal, catorcenal, bisemanal y mensual), prestaciones sociales, seguridad social, liquidación definitiva de contratos y reintegros. También ofrece múltiples funcionalidades para el manejo de nómina.
4. ¿Es posible asignar empleados por centro de costos?
Efectivamente, puedes asignar a cada empleado un centro de costos y su respectiva cuenta contable del gasto. Esto permite reflejar los gastos por salarios en reportes como balances y estados de resultados, entre otros.
5. ¿Se pueden manejar préstamos y libranzas de los empleados?
Sí. A través de la tabla “Conceptos fijos”, puedes gestionar préstamos, libranzas, deducciones, pagos fijos y auxilios. El sistema controla saldos, abonos y cuotas por empleado, asegurando la integridad de la información.
6. ¿El sistema permite controlar entrada y salida por horarios?
El sistema de liquidación de nómina no se basa en el control de entrada y salida de los empleados. En su lugar, se asigna y clasifica la cantidad de horas a liquidar según el tipo de periodo (semanal, quincenal, mensual, etc.), incluyendo horas básicas y horas con recargo según corresponda.
Ejemplo: turno quincenal = 88 horas, turno semanal = 44 horas; turno mensual = 178 horas.
Los recargos generados por horas extras, nocturnas, diurnas, festivas, entre otros, se consideran novedades. Se ingresan a través del capturador de novedades, que calcula automáticamente el valor correspondiente para cada concepto.
7. ¿El sistema genera certificados de ingresos y retenciones?
Sí, el programa automáticamente genera los certificados de ingresos y retenciones.
8. ¿Nóminai calcula retención en la fuente y permite recálculo?
Desde el programa se puede realizar automáticamente la deducción de la retención en la fuente a los empleados que les aplique, e indicar los valores no base para el cálculo, como personas a cargo, medicina prepagada, entre otros.
9. ¿Se pueden generar provisiones desde Nóminai?
Sí. Puedes generar provisiones como vacaciones, primas y cesantías, con afectación contable si se enlaza con Contai.
10. ¿Se puede generar e imprimir el contrato de trabajo?
Sí. El sistema incluye una herramienta para diligenciar e imprimir el formato de contrato.
11. ¿Se pueden subir documentos PDF por empleado?
No. El sistema no permite adjuntar documentos al perfil del empleado.
12. ¿Se pueden generar órdenes de compra para dotación?
El sistema permite generar únicamente el reporte de tallas por empleado.
13. ¿Se puede generar una hoja de vida desde Nóminai?
Solo se puede generar un reporte con la información básica registrada en el maestro de empleados.
14. ¿Qué tipo de alertas genera Nóminai?
Alertas para contratos a término fijo y vencimientos de periodos de prueba, según fechas de ingreso y terminación.
15. ¿Es posible que el auxilio de transporte y la deducción de salud y pensión salgan completos tras liquidar unas vacaciones y volver a liquidar el período de nómina?
Al liquidar el período, debes incluir el ítem de auxilio de transporte y marcar “P: Periodo”. Si se deja en blanco, el sistema lo liquida completo, igual que salud y pensión.
16. ¿Qué hacer si no aparece una EPS, AFP o ARL en la autoliquidación?
Debes crearla en el archivo de parámetros de autoliquidación.
17. ¿Cómo realizar una copia de datos?
Por la ruta: Procesos – meses en disco – copia de datos.
18. ¿Cómo hacer que el enlace contable vaya a cuenta por pagar y no al banco?
Modifica la cuenta contable en el archivo varios de bancos.
19. ¿Cómo generar recibos de pago con espacio para firma?
Al generar el recibo, selecciona la opción “Papel normal”.
20. ¿Cómo confirmar que la retención aplicada es correcta?
Se puede sacar un reporte por la ruta: Procesos – porcentaje de retención– revisión de retención, marca “Liquidación periódica” para ver totales y cálculos.
21. ¿Qué hacer si todo se liquida como deducción?
Ingresa a la ruta: Soportes – instalación – mantenimiento de compañía y en la pestaña “Conceptos”, establece un límite de devengados (ejemplo, 500).
22. ¿Qué hacer si el reporte de vacaciones no muestra nada?
Verifica en la vinculación actual que el empleado no esté marcado como ausente. Para ello, accede a: Archivos – Empleados – Prestaciones sociales, y asegúrate de que en el campo de vacaciones exista al menos un año anterior al actual, ya que el sistema no liquida vacaciones adelantadas.
Al realizar el proceso de generación de cálculos, asegúrate de ingresar el número de días a liquidar en la parte inferior de la ventana. Para ello, accede a: Procesos – Prestaciones sociales – Generación de cálculos, y verifica que las fechas de inicio y regreso de vacaciones estén correctamente registradas y sean diferentes entre sí.
23. ¿Qué hacer si el reporte de pre nómina acumulada no aparece?
Verifica acumulados en: Archivos – Consecutivos – Nómina y confirma la fecha del proceso de acumulación.
24. ¿Qué hacer si el enlace contable no muestra empleados o está incompleto?
Si usas un único banco, asegúrate de que el código de banco coincida con los empleados de la pre nómina.
25. ¿Qué hacer si un empleado nuevo no se liquida?
Verifica la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidación usada.
26. Un empleado ingresó en medio de la quincena, entonces el programa liquida mal las horas del básico en la segunda quincena, ¿cómo solucionarlo?
Revisa la fecha de liquidación utilizada; si el mes tiene 31 días, es necesario ajustarla a 30 días para que el cálculo sea correcto. Ejemplo: cambiar la fecha de liquidación de 03/16/202X a 03/30/202X.
¡Esperamos que esta información te ayude a aprovechar al máximo las funcionalidades de Nóminai!
24 comentarios en “Preguntas frecuentes Nóminai”
¿Qué pasa, si al momento de generar el enlace contable, me indica que la fecha de la nómina no se encuentra registrada en el calendario contable?
Hola Daniela, buen día.
En ese caso debes ir a contabilidad y revisar por archivos – calendario contable, que el período o mes sí exista.
En nomina i puedo distribuir un empleado en el mismo mes o quincena en varios centros de costos, como se hace?
Hola Vanessa, puedes utilizar varios centros de costos, pero en el momento de realizar la captura de la novedad la separas por cada centro de costos en el mismo período.
Buenas tardes
Como podría borrar las provisiones para generarlas nuevamente detallado por empleado?
Gracias!
Hola Angie, te respondí en el comentario anterior.
Buenos días, como acumulo cesantías e intereses si ya acumule la nomina del 30 de diciembre de 2024
Hola Ilda, hola esos conceptos se acumulan solo en el momento que se pagan al empleado, si las cesantías se van a pagar al operador no se pagan al empleado y los intereses se realiza el proceso de listado de intereses y se envían por novedad. El proceso es: solo marcar los empleados para cesantías y NO generar proceso sino sacar el listado de intereses con la opción de novedad. la ruta es: procesos prestaciones sociales – listado de intereses.
La nómina se contabiliza quincenalmente. ¿Por qué no realiza la provisión de las prestaciones en las dos quincenas? solo lo hace en una ¿Cómo corregir este error? Agradezco mucho si me hacen el favor de colaborarme.
Hola Ana, el programa hace la provisión mensual sobre lo que encuentra acumulado en ese rango de fechas y está configurado en la codificación de la provisión. Esto lo puedes revisar por las rutas: +procesos – Provisiones – Tipos. +procesos – Provisiones – Codificación. +procesos – Provisiones – Conceptos. Verifica que se encuentra correcto.
Buenos días tan amable me ayudan con un empleado que le llegó un embargo del 30% y cuando lo ingreso por otras deducciones embargo y otros no me deja continuar gracias
Hola Jeant, verifica que todos los campos estén llenos, en la clase 2 que son los embargos no se habilita nada en la página 2, entonces con llenar los espacios de la pestaña de registro das grabar, y si no te deja, el sistema te muestra los campos en rojo de lo que te falte ya que se calcula el valor dependiendo de todos aquellos conceptos que se identificaron con (S) en el identificador número 7 (Id7 = «S»).
Buenas Tardes
Como marco a un empleado que ya tiene los requisitos cumplidos para pensión y solicita el cese de aportes a pensión, que debo hacer para que el sistema de nomina no me le calcule pensión
Gracias
Hola Andrea, es necesario que en el archivo de empleados, maestros, al empleado en la pestaña de registro lo marcas como pensionado por vejez, jubilación, invalidez. Y en la parte inferior borrar el nombre del fondo de pensión; luego en información general parte 1, borrar el fondo AFP.
Buenos días,
El sistema no me descarga el link para realizar la actualización correspondiente, ¿Qué hago?
Hola Daniela, en algunas ocasiones la página presenta intermitencia, si no te lo permite descargar, puedes solicitar esta actualización en call center, directamente con un asesor.
Buenas tardes, como puedo crear una cooperativa para deducción por libranza?
Hola, Bibiana en el programa puedes crear la cooperativa normal por Nits. Es necesario tener un concepto de deducción que pueden nombrar Libranza y luego si, por la opción de conceptos fijos creas el registro del empleado al que le van hacer esa deducción y en el campo de Nit para enlace definen si quieren que quede a nombre del empleado o de la entidad como tal.
Si el aprendiz solo se le paga un auxilio de transporte, como lo debo ingresas a lsistema de nomina in?
Hola Adriana, como te respondí en los comentarios anteriores, revisa el empleado como esta creado en el maestro y allí verificas las marcaciones que necesita tenga ese empleado.
Como ingreso un aprendiz cuando solo se le paga Aux de transporte?
Como ingreso un aprendiz cuando solo se le paga ARL?
Hola Adriana, te respondí en los comentarios anteriores.
como ingreso un aprendiz cuando se paga solo auxilio de transporte?
Hola Adriana, creas el empleado normal en el maestro y en los datos del registro, puedes marcar si paga auxilio de transporte, si descuenta seguridad social, y seleccionas tipo de aportante.