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Preguntas frecuentes Nóminai

¿El programa de nómina de ilimitada permite crear “N” compañías como el Contai?

Es posible crear 999 compañías numéricas más múltiples alfanuméricas, dependiendo de las combinaciones elegidas; esto con el objetivo de agilizar la interface por cada una de ellas.

¿Cuántos empleados permite manejar el aplicativo?

El programa permite manejar un número ilimitado de empleados por cada compañía.

¿Nóminai tiene algún módulo de recursos humanos?

El aplicativo solamente está enfocado en los procesos de liquidación del periodo de nómina (semanal, quincenal, decadal, catorcenal, bisemanal y mensual), liquidación de prestaciones sociales (vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías y primas), liquidación de seguridad social y liquidación definitiva de contratos, incluyendo la posibilidad de reintegros de dichos empleados. También tiene múltiples funcionalidades en sus procesos de nómina.

¿Es posible manejar empleados por centro de costos en el programa de nómina?

Efectivamente, se puede fijar a cada uno de los empleados el centro de costos correspondiente, asignando a la vez la cuenta del gasto respectivo (para efectos contables), lo que permitirá ver reflejado en los balances, estado de resultados y otros reportes, los gastos incurridos por salarios en cada centro de costos.

¿Se pueden manejar préstamos y libranzas de los empleados?

Sí, por medio de una tabla denominada “conceptos fijos”, el programa permite el manejo de préstamos y/o libranzas otorgados por la empresa u otras entidades, deducciones fijas, pagos fijos, auxilios, entre otros. Esto facilita el control de saldos, abonos y cuotas de cada préstamo por empleado, dando seguridad a la información y evitando que sea modificada.

¿Nóminai maneja turnos y permite control de entrada y salida según los horarios?

El sistema de liquidación del periodo de nómina no se realiza por medio del control de entrada y salida de los empleados, que determina horas básicas y horas con recargo, dependiendo de los horarios de los empleados; en nuestro caso, se determinan o clasifican la cantidad de horas a liquidar en cada periodo de nómina. Ejemplo: turno quincenal = 120 horas, turno semanal = 56 horas; turno mensual = 240 horas, etcétera.

Los recargos generados por horas extras, nocturnas, diurnas, festivas, etcétera, representan una novedad y son ingresados por un capturador de novedades, que a su vez calcula el valor por cada concepto.

¿Su programa de nómina y autoliquidación, genera los certificados de ingresos y retenciones?

El programa genera en un proceso automático los certificados de ingresos y retenciones.

¿Nóminai genera los cálculos de retención en la fuente para empleados y permite hacer el recálculo de estas?

Desde el programa se puede realizar automáticamente la deducción de la retención en la fuente a los empleados que les aplique, e indicar los valores no base para cálculos de la misma como: personas a cargo, medicina prepagada, etcétera.

¿Es posible generar provisiones como vacaciones, primas, cesantías, entre otros desde el módulo de nómina?

Por medio de un proceso igualmente automático, se pueden clasificar las diferentes provisiones a generar y su afectación contable, en caso de que desees enlazar con Contai.

¿Se puede generar o imprimir el contrato de trabajo desde el programa?

Desde el programa hay una herramienta por medio de la cual se puede diligenciar e imprimir el formato de un contrato de trabajo.

¿Permite el programa subir archivos PDF con datos o documentos de cada empleado?

El aplicativo no permite este tipo de manejo de documentos adjuntos al empleado.

¿Se pueden generar órdenes de compra para la dotación de los empleados desde nómina?

El programa solamente permite generar el reporte de tallas por cada uno de los empleados y conocer o validar dicha información.

¿Nóminai permite generar o parametrizar un formato de una hoja de vida para empleados?

En Nóminai únicamente se puede generar el reporte que, de acuerdo con los datos suministrados por el maestro de empleados, indique la información básica de cada uno.

¿Qué tipo de alertas genera el sistema de nóminai?

Se pueden obtener alertas para los contratos a término fijo y para los vencimientos de los periodos de prueba, esto depende de las fechas de ingreso y terminación de cada alerta.

¿Es posible que el auxilio de transporte y la deducción de salud y pensión salgan completos tras liquidar unas vacaciones y volver a liquidar el período de nómina?

Sí, y para lograrlo, al liquidar el período de nómina es necesario colocar el ítem de auxilio de transporte, poner P: Periodo, si se deja en blanco el auxilio de transporte lo liquida completo, esto mismo ocurre con salud y pensión.

¿Qué hacer cuando no sale una EPS, AFP o ARL en la autoliquidación?

Se crean las administradoras en el archivo de parámetros de autoliquidación.

¿Cómo realizar una copia de datos?

Por: Procesos – meses en disco – copia de datos.

¿Cómo hacer para que en enlace contable lo lleve a una cuenta por pagar y no a la del banco?

Cambiando en el archivo de bancos la cuenta contable.

¿Cómo se generan los recibos de pago para que muestren el espacio para que el empleado firme?

Al momento de generar el recibo, hay que marcar la opción de papel normal.

¿Cómo verificar que el valor de la retención que se arroja de un empleado, si sea el valor correcto?

Se puede sacar un reporte por la opción: Procesos – porcentaje de retención – revisión de retención, marcando liquidación periódica, en la cual se muestran los totales y el cálculo que hace según el acumulado del mes.

¿Qué hacer cuando al liquidar la nómina todo aparece como deducción?

Hay que ingresar a: Soportes – instalación – mantenimiento de compañía y en la pestaña conceptos, colocar el límite de devengados. Ejemplo: 500.

¿Cómo proceder si al pagar vacaciones y sacar el reporte de estas no aparece nada?

Verificar en vinculación actual que el empleado no tiene ausente, Por: Archivos – empleados – prestaciones sociales, en el campo de vacaciones, es necesario que tengas como mínimo un año anterior al actual, porque el sistema no liquida vacaciones adelantadas.

Al hacer el proceso de generación de cálculos, asegurarse de colocar el número de días a liquidar en la parte inferior de la ventana de generación de cálculos por: Procesos – prestaciones sociales – generación de cálculos, y verificar las fechas de inicio y regreso de vacaciones (que deben ser diferentes).

¿Qué hacer cuando al generar un reporte de pre nómina acumulada no lo muestra?

Verificar si tiene acumulados por: Archivos – Consecutivos – Nómina y confirmar con qué fecha se realizó el proceso de acumulación.

¿Cómo proceder si al realizar el enlace contable, no aparece nada o faltan empleados?

Si se está realizando el proceso con único banco, hay que asegurarse de que ese código de banco corresponda a los empleados de la pre nómina.

¿Qué hacer si tras ingresar un empleado nuevo, este no aparece al liquidar la nómina?

Revisar qué fecha de ingreso tiene el empleado y qué fecha de liquidación se está utilizando al momento de liquidar.

Un empleado ingresó en medio de la quincena, entonces el programa liquida mal las horas del básico en la segunda quincena, ¿cómo solucionarlos?

Hay que revisar la fecha de liquidación que se está utilizando, si el mes tiene 31 días, hay que cambiarlo por 30. Ejemplo: 03/16/202X hasta 03/30/202X.

8 comentarios en “Preguntas frecuentes Nóminai”

    1. Hola, Bibiana en el programa puedes crear la cooperativa normal por Nits. Es necesario tener un concepto de deducción que pueden nombrar Libranza y luego si, por la opción de conceptos fijos creas el registro del empleado al que le van hacer esa deducción y en el campo de Nit para enlace definen si quieren que quede a nombre del empleado o de la entidad como tal.

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Adriana, como te respondí en los comentarios anteriores, revisa el empleado como esta creado en el maestro y allí verificas las marcaciones que necesita tenga ese empleado.

    1. Alexandra Garcia
      Alexandra Garcia

      Hola Adriana, creas el empleado normal en el maestro y en los datos del registro, puedes marcar si paga auxilio de transporte, si descuenta seguridad social, y seleccionas tipo de aportante.

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