En el sistema, la primera implementación que debemos hacer para iniciar los movimientos contables se refiere a los archivos maestros principales, como son el plan de cuentas y los centros de costos.
Para ver la creación del plan de cuentas vas por la ruta: Archivos – Plan de cuentas
Es necesario crear por cada uno de los códigos de cuenta, los cuales están divididos empezando por la clase, ejemplo: el 1 para Activo, los cuales representan los primeros dígitos del plan de cuentas. Creas igualmente el 11, disponible. Grabas cada uno de estos registros recordando que estas primeras cuentas que se van a crear representan las cuentas globales o los primeros niveles de la cuenta.
Una vez llegues a la subcuenta, por ejemplo, «caja general», debes determinar los siguientes campos en Identificadores:
- Recibe movimiento: si esta cuenta recibe o no movimiento. Al marcar la opción de recibir movimiento, se habilitará para las cuentas que van a recibir la información, es decir, las subcuentas.
- Centro de costos: si vas a manejar los centros de costos. Al marcarlas, cuando ingreses el movimiento, te pedirán un centro de costos y te marcarán por defecto que están activadas o habilitadas.
- Cuentas de ajustes: si pertenecen a este rango.
- Activa: te permite activar o desactivar la cuenta.
- Tipo de plazo: dentro de los plazos, también tienes que verificar si esta cuenta contable tiene un plazo, ya sea corto o largo plazo.
Y lo más importante es el tipo de cuenta. En el sistema, hay 5 tipos diferentes de cuenta.
- El primero es una cuenta tipo «N» para cuentas que manejan saldo global.
- El segundo tipo de cuenta, son las cuentas tipo «S», saldos discriminados por NIT para cuentas como los costos, ingresos y gastos, a las cuales tienes que discriminar la información por cada tercero.
- La cuenta tipo «C» pide saldos discriminados por NIT y documento para aquellas cuentas que los manejan, como las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, a las cuales tienes que relacionarles, además del tercero, un documento de referencia para llevar el registro de los saldos por cobrar o los saldos por pagar.
- La cuenta tipo «B», está diseñada especialmente para las cuentas de impuestos, todas las cuentas que manejen retenciones, apoyo, y adicionalmente, estas cuentas tipo «B» piden un código de cuenta y el porcentaje que se va a aplicar, dependiendo de si es una cuenta de retención o de IVA.
- Y por último, la cuenta que maneja activos fijos, que es la cuenta tipo «A», especialmente para las cuentas de propiedad, planta y equipo.
Otro de los archivos maestros principales es el archivo de centro de costos. Lo encontrarás en la ruta: Archivos – Centros de Costos.
En este caso, el archivo de centro de costos solo te solicitará un código, dependiendo de la longitud que hayas definido al crear la compañía, y un nombre.
Por defecto, el sistema tiene marcada la opción de activo, lo que significa que este centro de costos está en uso. Simplemente, haz clic en guardar, como con cualquier archivo maestro, con la tecla F10 o con el ícono 
y así crearás todos tus centros de costos.
