Asociar los prefijos de documento soporte electrónico permite vincular la autorización de numeración otorgada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con el software encargado de procesar tus documentos, habilitando formalmente el registro de operaciones con proveedores no obligados a facturar. Esta funcionalidad sirve para asegurar que cada documento soporte generado sea reconocido legalmente y pueda ser utilizado como respaldo de costos y deducciones en tus declaraciones tributarias.
Es un paso determinante para la operatividad de tu negocio, ya que al realizar esta asociación técnica en cada período de renovación, garantizas que la información sea enviada sin conflictos al ente regulador, cumples con los estándares de la facturación electrónica y mantienes una contabilidad organizada, transparente y ajustada a las exigencias legales vigentes.
Importante: en lo posible te sugerimos que la resolución de documento soporte la solicites con prefijo que preferiblemente no sea numérico, porque al enviarla a la DIAN se unen los campos de prefijo y número de resolución, lo cual causa conflictos.
A continuación el paso a paso:
1. Ingresas a la página de la DIAN www.dian.gov.co y allí seleccionas la opción Factura electrónica – Facturando electrónicamente.
2. Luego eliges el tipo de usuario con el cual te registraste ante la DIAN (empresa o persona), digitas los datos de ingreso solicitados por el sistema y das clic en el botón de “Entrar”.
Visualizarás la siguiente pantalla, donde te informa que la ruta de acceso llegará al correo electrónico asignado en el Registro Único Tributario (RUT).
Te diriges al correo electrónico donde te llegará el link, el cual es necesario copiar y pegar en una nueva página web para Acceder.
3. Luego, te direccionará a la plataforma de la DIAN, allí accedes al menú principal y seleccionas Configuración – Asociar rangos de numeración.
4. Seguido, escoges la resolución del documento soporte y la asocias dando clic en el botón “Agregar”.
5. El sistema te mostrará la siguiente ventana, donde encontrarás la fecha de asociación y vigencia:
«Este proceso es responsabilidad de tu empresa y se realiza directamente en la página de la DIAN»
