En algunas ocasiones, cuando tienes el balance general descuadrado, es necesario hacer una revisión ayudándote de varios reportes que tiene tu sistema para determinar dónde puede estar el descuadre. Sigue esta serie de pasos. El primero es sacar o generar en tu sistema un balance de prueba, por el menú de Reportes – Contables – Balance de prueba.
Determina el mes o el período contable donde tienes la diferencia o el descuadre. Deja todos los campos como los trae el sistema por defecto y haz clic en «aceptar» sin asignarle ninguna cuenta contable.
En este informe, debes asegurarte de que traiga los saldos anteriores del año del período anterior y que al final del informe, en la última hoja y en la línea de totales, el saldo anterior esté en cero. Los débitos y los créditos deben estar exactamente iguales, resultando en un saldo final en cero. Si hay alguna diferencia, ya sea en débitos y créditos o en algún valor que provenga de un período anterior, genera el siguiente informe por la ruta: Movimiento – Informe de cuadre y Buscar diferencias.
Selecciona los períodos que quieras revisar y das clic en «aceptar», podrás generar y validar las diferencias que puedan presentarse.
Una vez validado el informe de balance general o balance de prueba, pasa a una segunda revisión. El segundo paso consiste en generar el estado de resultados acumulado por la ruta: Reportes – Administrativos – Estado de resultados, informe acumulado (puede ser detallado acumulado o resumido).
Recuerda que, para que el balance general no tenga diferencias, siempre debes generar el informe de pérdidas y ganancias acumulada en cada período contable.
Proporciona el período general y haz clic en «Aceptar». Válida la utilidad o pérdida del ejercicio al final del informe.
A continuación, genera otro informe para comparar que el estado de resultados esté bien parametrizado. Lo encuentras por el menú Reportes – Administrativos – Relación de ingresos y egresos – Acumulado.
Igual que el estado de resultados, selecciónalo al último nivel de cuenta, proporciona el período general y haz clic en «aceptar».
Este informe mostrará una relación entre los ingresos de la compañía, incluyendo ingresos operacionales y no operacionales, así como el total de egresos. Compara el valor de utilidad en el ejercicio con el que mostró el estado de resultados. Si hay diferencias, ve al mantenimiento del estado de resultados.
Como tercer paso, después de comparar los informes, ve al menú de Reportes – Administrativos – Estado de resultados – Mantenimiento. Verifica que las cuentas de ingresos, costos y gastos estén completas y no se repitan en diferentes rangos.
Revisa la opción de «cuenta afectada» para asegurarte de que esté bien determinada.
Luego, genera el balance general por el menú: Reportes – Administrativos – Balance general – Normal.
Determina el período general y haz clic en «aceptar». Asegúrate de generar el estado de resultados acumulados antes del balance.
En el balance general, verifica que los totales de activos, pasivos y patrimonio sean iguales.
Además, asegúrate de que el valor de la utilidad del ejercicio coincida con el estado de resultados. Si es diferente, revisa el mantenimiento del estado de resultados. Por último, en la revisión del balance general descuadrado, ten en cuenta si manejas cuentas de orden. Determina al final del informe donde están las cuentas de orden y asegúrate de que las cuentas de orden a favor y en contra se cancelen entre sí, teniendo el mismo saldo en débito y crédito. Esto es crucial para evitar diferencias en el balance.
