En la gestión de tesorería, el anticipo en cuentas por pagar es un documento que te permite generar un pago a un proveedor sin tener un documento causado. Este documento dejará un rastro en tus cuentas por pagar, que puedes seguir y controlar el saldo para posteriormente causar y legalizar los valores correspondientes a este anticipo.
En este orden de ideas, el asiento del anticipo se encuentra por la ruta: Documentos – Asentar – Órdenes de pago – Anticipos CxP (75).
Al ingresar registras los siguientes campos:
- Concepto: lo primero que te pide el anticipo al aceptar es el concepto, presiona F2. El concepto generalmente es único.
- Documento: el número del documento sería el número del egreso vigente en el momento a nivel de codificación. Recuerda que en la tabla de codificación, este concepto de anticipos (transacción 75) está asociado al comprobante de egresos y al consecutivo de los egresos, código 72. En ese orden de ideas, en la ventana de documentos, ingresas el número de egreso, lo cual se verá como un egreso.
- Fecha: indica la fecha del documento en formato mes día año.
- Acreedor: luego, se te pedirá la razón social del proveedor,
- NIT del banco del cual saldrá el dinero
- Concepto de pago, que en este caso sería pagos causados.
- Mensaje: en cuanto a observaciones sobre el documento, si no tienes ninguna observación, déjala marcada como “n”. Si tienes alguna observación, cámbiala a “v” y asigna un código de tres dígitos. Después, se te pedirá el código del mensaje variable, y al presionar Enter, se abrirá la ventana de captura de mensaje para asignar la observación.
En el detalle del documento, pregunta por el precio o valor del anticipo. Además, sobre la cuenta contable; si manejas una cuenta única para anticipos, déjala en blanco.
Luego, ingresas el NIT contable del proveedor, el detalle contable, y la observación para contabilidad. Antes de grabar, verifica los valores del documento. Si todo está correcto, puedes dar clic en el botón Grabar 
.
Después de la legalización del anticipo, podrás cruzarlo con la cuenta por pagar a través de una orden de pago, un egreso con transacción 72. En este proceso, te pedirá los datos del encabezado y en la parte inferior derecha puedes ver el cuadro de los totales:
Al llegar al detalle, puedes presionar el botón “Cargar tesorería” para seleccionar los documentos que deseas cancelar, como el anticipo y la factura asociada. Luego, acepta el proceso y tendrás una factura con el saldo ajustado.
Esto es una descripción general de cómo gestionar anticipos en cuentas por pagar en segunda persona.
