Realizar la captura de anticipos en cuentas por pagar permite registrar un desembolso de dinero a un proveedor incluso cuando aún no existe una factura causada, asegurando que el recurso quede identificado y bajo control administrativo. Esta funcionalidad sirve para utilizar la transacción 75 como un soporte legal que resta saldo a la deuda futura, permitiéndote vincular el pago al comprobante de egresos y mantener la trazabilidad del dinero hasta el momento de la legalización. Es fundamental para la organización financiera de tu empresa, ya que al usar herramientas como «Cargar tesorería», puedes cruzar posteriormente estos pagos con las facturas reales, garantizando que los saldos de tus proveedores sean exactos y que el flujo de caja refleje siempre los movimientos de dinero en tiempo real.
A continuación el paso a paso:
1. Dirígete al módulo Documentos – Asentar – Órdenes de pago – Anticipos CxP (75).
2. Al ingresar registras los siguientes campos:
- Concepto: lo primero que te pide el anticipo al aceptar es el concepto, presiona F2. El concepto generalmente es único.
- Documento: el número del documento sería el número del egreso vigente en el momento a nivel de codificación. Recuerda que en la tabla de codificación, este concepto de anticipos (transacción 75) está asociado al comprobante de egresos y al consecutivo de los egresos, código 72. En ese orden de ideas, en la ventana de documentos, ingresas el número de egreso, lo cual se verá como un egreso.
- Fecha: indica la fecha del documento en formato mes día año.
- Acreedor: luego, se te pedirá la razón social del proveedor,
- Número de Identificación Tributaria (NIT): del banco del cual saldrá el dinero
- Concepto de pago, que en este caso sería pagos causados.
- Mensaje: en cuanto a observaciones sobre el documento, si no tienes ninguna observación, déjala marcada como «n». Si tienes alguna observación, cámbiala a «v» y asigna un código de tres dígitos. Después, se te pedirá el código del mensaje variable, y al presionar Enter, se abrirá la ventana de captura de mensaje para asignar la observación.
En el detalle del documento, pregunta por el precio o valor del anticipo. Además, sobre la cuenta contable; si manejas una cuenta única para anticipos, déjala en blanco.
3. Luego, ingresas el Número de Identificación Tributaria (NIT) contable del proveedor, el detalle contable, y la observación para contabilidad. Antes de grabar, verifica los valores del documento. Si todo está correcto, puedes dar clic en el botón Grabar 
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Después de la legalización del anticipo, podrás cruzarlo con la cuenta por pagar a través de una orden de pago, un egreso con transacción 72. En este proceso, te pedirá los datos del encabezado y en la parte inferior derecha puedes ver el cuadro de los totales:
Al llegar al detalle, puedes presionar el botón «Cargar tesorería» para seleccionar los documentos que deseas cancelar, como el anticipo y la factura asociada. Luego, acepta el proceso y tendrás una factura con el saldo ajustado.
Esto es una descripción general de cómo gestionar anticipos en cuentas por pagar en segunda persona.
¡Esperamos que la información sea de tu utilidad!
