El propósito del módulo de órdenes de compra es que te permita capturar los pedidos a los proveedores y realizar el proceso del seguimiento y el recibo de mercancía desde este módulo, para que finalmente genere la compra, la cuenta por pagar y la entrada de inventario en el sistema comercial (SCi).
La orden de compra pasará por varios procesos. Inicialmente, la captura, luego, estará sujeta a correcciones. Podrás confirmar una orden de compra, generar una transacción 10 para el sistema comercial, generar la entrada de mercancía y, posteriormente, la compra sin manejo de recibos parciales o con remisiones.
Para la captura de una orden de compra, vas por la siguiente ruta: Documentos – Capturas – Compras.
Los datos que debes proporcionar en esta captura son configurables, y los puedes gestionar a través de la opción de datos predefinidos.
Ahora, veamos cada uno de los campos que forman parte de la captura:
- Documento: el consecutivo de la orden de compra, no modificable.
- Fecha de la orden: la fecha en la que se realiza la orden.
- Fecha de entrega: fecha en la que se debe recibir el producto.
- Documento de referencia: un documento físico que soporte el pedido, es opcional.
- Comprador: es el comprador asociado a la compra, debe estar creado previamente.
- Concepto de compra: este concepto de compra puedes consultar con F2.
- Proveedor: el tercero al que le estás comprando, que consultas con F2.
- Concepto de pago: puedes consultarlo con F2.
- Concepto de entrada de mercancía: se ingresa en caso de que aplique.
- Mensaje: una observación sobre el documento físico de la orden de compra, opcional.
- Plazo: el plazo que viene del proveedor.
- Cantidad de entregas máximas: limita el número de entregas máximas.
En los detalles de la orden, se deben proporcionar los datos de cada producto:
- Bodega: lugar en donde se almacena el producto.
- Referencia: es el producto que estás pidiendo.
- Descripción: nombre del producto.
- Unidad de compra: unidad de medida para el producto.
- Cantidad pedida: a cantidad solicitada.
- Cantidad de cambio: cuando aplica para cambios mano a mano.
- Motivo de cambio: lo solicita si se llenó el campo anterior, si aplica y debe estar previamente creado.
- Precio: un precio sugerido.
- Porcentaje de descuento: si se aplica un descuento.
- Tipo de IVA: el que corresponde.
- Retención en la fuente: la retención aplicable, si la hay.
- Cuenta contable: la cuenta contable asociada al producto.
- Observación contable: comentario sobre la compra, es opcional.
- Industria y comercio: si aplica impuestos de industria y comercio.
Una vez que completes los detalles, el sistema calculará los totales y los mostrará al lado derecho en la parte inferior.
Y en la parte izquierda muestra el detalle de la bodega:
Luego, puedes imprimir la orden de compra en el formato deseado. El proceso varía dependiendo de tus necesidades y preferencias.
