Este proceso te permite cerrar las cuentas de resultados y las cuentas de balance a nivel de terceros que le indiques. A continuación, te explicamos cómo elaborar el proceso de cierre anual en tu software Contai:
1. Crear período de cierre
El primer paso es crear el período de cierre, para esto vas por la ruta: Archivos – Calendario contable – Mantenimiento.
Cuando ingresas puedes ver la lista de los períodos creados y añadir el siguiente dando clic en el ícono 
, después de creado el mes de diciembre, puedes generar el mes de cierre.
O puedes crearlo dando Ctrl+P y allí te muestra la siguiente ventana, donde seleccionas el tipo de período que vas a crear.
Al seleccionar aceptar, te abre la ventana donde creas el período de cierre.
Ingresas la descripción, él trae marcada la opción identificador de cierre, el cual habilita el proceso de cierre de año únicamente en este período 13, también trae la fecha inicial y final del período, puedes agregar los días de depreciación y amortización.
Importante: recuerda que puedes cambiarte al período de cierre dando F4 o dando clic en el ícono calendario 
.
2. Verificar parámetros
- Cuentas contables
Verifica los rangos de las cuentas de resultado, para esto vas por la ruta: Soporte – Instalación – Mantenimiento de compañía. Al ingresar puedes ir por la pestaña rangos y allí confirmas cuáles rangos de cuentas están como ingresos y como egresos.
- Comprobantes
Es necesario tener creado un comprobante donde va a quedar contabilizado el cierre de año, esto lo revisas por la ruta: Archivos – Comprobantes – Maestro, se recomienda crearlo como comprobante 100, ya que se usa una vez al año.
- Plan de cuentas
Verifica que en el plan de cuentas tengas creadas para el cierre de año, aquellas cuentas de balance que van a servir como cuenta puente para cerrar las de impuestos y así los terceros queden en ceros, esta lo realizamos por la ruta de: Archivos – Plan de cuentas.
Al ingresar puedes ver las cuentas, ejemplo la 236598 y al dar doble clic en ella, en sus parámetros verifica que su marcación diga maneja saldo global.
En el plan de cuentas también verifica que las cuentas de utilidad o perdida estén creadas. Allí es donde se va a relacionar los valores de este cierre.
- Creación de grupos y rangos
Creas una serie de grupos y rangos para el cierre de los terceros de las cuentas de balance. Para crear el rango vas por la ruta: Archivos – Rango de cuentas – Grupos, lo puedes crear con un número o con letras.
Debes crear todos los grupos que sean necesarios para el cierre de las cuentas de terceros.
Después de tener creado el grupo, debes crear los rangos por la ruta: Archivos – Rango de cuentas – Rangos, al ingresar indicas el nombre del grupo, y diligencias la siguiente información:
Después de revisados y creados los parámetros para el cierre, te cambias al período de cierre, dando F4 o clic en el ícono 
y desde allí puedes verificar por un informe de balance de prueba que el sistema muestre los saldos anteriores al mes de cierre.
Importante: si al generar el balance de prueba no te está trayendo la información de los saldos anteriores, crea un documento prueba en el período de cierre, esto para que el sistema sincronice la información anterior, y después puedes borrar ese documento prueba.
3. Proceso de cierre
Para realizar el cierre, verifica que te encuentres ubicado en el período 13 y vas por la ruta: Procesos – Cierre de año,
Al ingresar registras la siguiente información:
- Comprobante: donde vas a contabilizar el cierre, el cual debe estar previamente creado.
- Nit: se asigna el nit de la empresa o el nit de cierre que hayas creado.
- Documento: indicas el número del documento.
- Fecha: el sistema sugiere el último día del año.
- Detalle: descripción del proceso que se está realizando.
- Documento referencia: puedes colocar el mismo número del documento.
- Centro de costos: el que utilizas para el comprobante.
- Cuenta de utilidades (utilidad o perdida), la puedes buscar con F2
- Cuenta exposición AxI: se utilizaba para los ajustes por inflación, ya no se utiliza, puedes ingresar la misma cuenta de utilidad.
- Cuenta de cierre con centro de costos origen: esta marcación le indica al sistema que si la cuenta de cierre maneja centros de costos, que lo lleve al centro de costos donde se originó el asiento contable de la cuenta que se está cerrando. De no marcarlo lo lleva al centro de costos principal indicado anteriormente.
Importante: las opciones Monetaria act/pas / ctras resul e inventarios, ya no se marcan, ya que se utilizaban para ajustes por inflación.
- Inventario Periódico: se indica que No cuando se maneja el inventario permanente. Si es periódico, el sistema solicita el grupo para pedir el valor del inventario final.
En la pestaña siguiente se encuentran los grupos de cierre que se crearon anteriormente.
Después de verificar que todos los campos están correctos, volvemos a la pestaña inicial de información general y damos clic en el botón 
y el sistema realiza el cierre.
Este proceso se demora de acuerdo a la cantidad de información que tenga la empresa y genera unos asientos contables detallando las cuentas que cerro.
Una vez se haya realizado el proceso de cierre, puedes verificar que las cuentas hayan quedado cerradas y esto lo puedes hacer revisando un balance de prueba detallado por nit.
Importante: si el cierre quedo con inconsistencias o no se ingresó toda la información, puedes volver a correr el proceso, el sistema automáticamente elimina los documentos anteriores y vuelve a generar el cierre.
Si deseas eliminar todos los asientos de cierre, puedes hacerlo por la ruta: Movimiento – Corrección – Por registro, seleccionas el ícono de retiro masivo 
.
Te presenta la siguiente pantalla, donde puedes seleccionar: Asientos de cierre anual.
Cuando das clic en el botón
el sistema elimina todos los registros realizados en el cierre.
