Cierres de compras en órdenes de compra
Cuando ingresas por la ruta: Documentos – Corrección – Encabezado.
Tendrás un listado de todas las órdenes de compra que se encuentran en proceso en este momento, órdenes de compra que fueron digitadas por el programa, y el sistema te mostraría el estado en el que se encuentran. Verificarías si están facturadas, si están confirmadas o si solo están capturadas para recibirlas.
El proceso de cierre se encarga de quitar de este punto las órdenes de compra que determines, bien sea porque ya cumplieron su ciclo, ya se recibió toda la mercancía que se había pedido, o porque vas a cancelar esa orden de compra y no vas a recibir la mercancía que habías relacionado en ella.
Veamos las diferentes formas de hacer el cierre:
1. Cuando generas la compra para el sistema Integrado (SCi), por la ruta: Documentos – Generación de Movimiento – Orden de compra.
Corres el proceso de movimiento de la orden de compra. Entonces, el sistema genera la compra para el sistema comercial y te muestra el número de factura que te está enviando el proveedor.
Cuando generas el movimiento, el sistema te mostrará el reporte que indica que el proceso ha terminado. Además, te preguntará si deseas cerrar la orden de compra.
Esta es la primera opción para cerrar una orden de compra y enviarla a los históricos, al momento de generar el movimiento, le indicas que la envíe al histórico. Si se envió al histórico, al consultar nuevamente por la ruta de Documentos – Corrección – Encabezados, la orden de compra ya no se encontrará en este punto.
Para cerrar una orden de compra y pasarla a los históricos, la segunda opción sería el cierre manual. Puedes hacerlo por la opción: Procesos – Cierres – Compras.
Cuando ingreses al cierre de compras, encontrarás la opción de cierre automático o el cierre uno a uno.
2. Automático
El cierre automático te permite cerrar todas las órdenes de compra que ya han cumplido su ciclo hasta una fecha de corte determinada. El sistema buscará todas las órdenes de compra que se encuentren en ese rango de fechas, con referencias relacionadas que tengan toda la mercancía recibida y facturada, y las cerrará.
Después de hacer clic en «aceptar», el proceso habrá terminado, y si consultas nuevamente por la ruta: Documentos – Corrección – Encabezados, ya no verás las órdenes de compra que cumplieron su ciclo.
3. Uno a uno
La última opción para el cierre de órdenes de compra sería el cierre uno a uno. Se utiliza para cancelar una orden de compra que ya no se va a recibir o para cerrar una orden de compra puntual. Primero, debes indicar cuál es la orden de compra que deseas cerrar. Puedes digitarla o consultarla. Si la consultas, el sistema te mostrará el listado de compras que están en proceso. Puedes seleccionar la orden de compra que desees cerrar y proporcionar los detalles, como el motivo del cierre. Luego, puedes optar por cerrar el detalle si solo deseas cancelar una referencia específica o cerrar la compra completa si no vas a recibir la orden de compra en su totalidad.
Una vez cerrada, puedes verificar nuevamente si ingresas por documentos, corrección de encabezados. En este punto, solo tendrás las órdenes de compra con cantidades pendientes.
En resumen, tienes tres formas de cerrar órdenes de compra: desde la generación del movimiento, con el cierre automático o a través del cierre 1 a 1, dependiendo de tus necesidades y si las órdenes ya han cumplido su ciclo o no.
Cierres históricos en órdenes de compra
Si consultas por la ruta: Archivos – Históricos.
Podrás ver que con el tiempo, estos históricos se vayan cargando de información de órdenes de compra que tal vez ya no necesitas para reportes o para control. Entonces, periódicamente, puedes realizar un cierre y una limpieza de este archivo histórico.
Al ingresar por la ruta: Procesos – Cierres – históricos de compras.
Te dirá que el proceso es delicado y que ningún usuario puede estar en las aplicaciones. ¿Deseas continuar? Si manejas un volumen de información alto, es recomendable que hagas una copia de datos antes de hacer el cierre histórico.
Importante: recuerda que la copia de datos se hace desde el sistema comercial integrado (SCi), por la opción Procesos – Meses en disco – Copia de datos.
Al continuar pregunta por una fecha límite, es decir, una fecha de corte. ¿A qué fecha quieres cerrar tus históricos?
El sistema buscará en los históricos todos los documentos que tengan una fecha igual o inferior a la fecha límite que estás poniendo, y borrarán todos esos documentos en el histórico. Si presionas clic sobre «aceptar», ¿quieres continuar con el proceso?
Te preguntará si quieres correr la integridad del archivo histórico de compras. Según tu necesidad, puedes dar clic para hacer una copia de datos o no, de acuerdo al tiempo. Recuerda que la integridad de datos puede demorar un poco, dependiendo del tamaño del archivo.
Si revisas por la ruta: Archivos – Históricos, encabezado o detalle, ya no tendrás información en los históricos. Esto significa que el proceso de cierre histórico ha limpiado los históricos de órdenes de compra para mantener un volumen de datos aceptable en el programa. Recuerda que si necesitas consultar desde una copia de seguridad más adelante, puedes restaurar o consultar la información.
