Para realizar el proceso de conciliación bancaria, debes tener en cuenta, en primer lugar, que los períodos anteriores al primer mes en el que vas a generar, deben estar protegidos.
Importante: recuerda que el proceso de protección de períodos se realiza a través del menú: Procesos – Proteger períodos contables. Asegúrate que para este proceso estén todos fuera del sistema y válida que los meses anteriores al primer mes que vas a procesar en el programa de conciliación estén protegidos.
El propósito de esta protección de períodos es que, al crear los bancos que presentarán conciliación, se te pedirá un campo adicional llamado «transacción», el cual debe estar vacío en los períodos con movimientos. Por lo tanto, es necesario tener los períodos protegidos para evitar correcciones hacia atrás.
El primer paso para la conciliación bancaria lo encontrarás en la ruta: Otros – Conciliación Bancaria.
Al ingresar te muestra las diferentes opciones:
El primero en el archivo de Maestros es el grupo de transacciones.
Para cada banco al que desees hacer la transacción bancaria o el proceso de conciliación bancaria, crea un grupo de transacciones. Asigna un código de transacción para cada cuenta de banco y determina el código de transacción interno.
- Grupo Transacción: corresponde a un código genérico para cada una de las transacciones y que será solicitado por el sistema al momento de hacer un asiento al banco. Campo para tres caracteres alfanuméricos. Ejemplo: CHG (cheque girado), CON (consignación), NDB (nota débito bancaria), NCB (nota crédito bancaria) por ejemplo, puedes asignar el grupo de transacciones 001 para la cuenta 11100505 de Bancolombia.
Importante: si posees el Módulo de Tesorería del Sistema Comercial Integrado SCi, utiliza como códigos para las transacciones los asignados por dicho sistema, a saber:
70 –> Nota Crédito
71 –> Nota Débito
72 –> Cheque
73 –> Consignación
74 –> Traslados bancarios
76 –> Cheque anulado.
- Transacción interna: determina la transacción interna para las consignaciones y válida con el banco el código que maneja para este tipo de transacción.
- Transacción externa: debes crear todas las transacciones que puedan aparecen en el extracto. Puedes solicitar para esto una tabla de transacciones al banco, en caso de que su extracto sea enviado por medio magnético, en caso contrario el código para la transacción del banco puede ser el mismo asignado para la transacción interna (5 caracteres).
- Transacción para generar pendientes de la diferencia por ajustes en valores: selecciona para generar registros de pendientes cuando se concilien y exista diferencia por ajuste en pesos o centavos. Solo una transacción es suficiente para generar los registros automáticos de la conciliación manual cuando se presenten diferencias de centavos o pesos.
- Movimiento: asigna el tipo de movimiento (débito/crédito)
- Comparación: indique cuál va a ser el tipo de comparación con sus respectivos campos al momento de validar los pendientes a conciliar automáticamente que realizarás (documento y valor, fecha y valor, o solo valor).
Repite este proceso para otras transacciones como notas débito, notas crédito, cheques, entre otras.
En el segundo paso, ingresa al menú: Otros – Conciliación Bancaria, y vas a Maestros – Bancos.
Aquí, incluye la cuenta contable creada en el plan de cuentas para el banco en cuestión (por ejemplo, Bancolombia). Asigna el grupo de transacciones que creaste en el paso anterior (por ejemplo, grupo 001), y completa la información requerida, como el número de cuenta corriente.
Recuerda que este proceso te obligará a ingresar un código de transacción o una transacción bancaria en el movimiento contable, por lo que es esencial tener protegidos los períodos contables anteriores del que inicias en el proceso de conciliación.
Una vez que has creado los bancos y les has agregado los grupos de transacciones, ahora debes dirigirte por la ruta: Conciliación bancaria y seleccionar la opción de Extracto.
Para crear el extracto, cuentas con varias formas de ingresarlo.
Puedes hacerlo:
- Manualmente, ingresando la información directamente, especificando la cuenta contable, la transacción interna y otros detalles como la fecha y el valor.
- La segunda opción es importar el extracto a partir de un archivo plano proporcionado por el banco. Para ello, primero debes solicitar al banco la información sobre la estructura de ese archivo plano. Después, realizas un mantenimiento para parametrizar el sistema con esa estructura y procedes a importar el archivo.
- La tercera opción es confirmar movimientos a partir de un movimiento contable ya digitado. En este caso, seleccionas la cuenta contable y la transacción bancaria asignada, y el sistema te mostrará los registros que coincidan para que los cargues como extracto.
Es recomendable utilizar la opción ingresando el extracto a partir del archivo plano suministrado por el banco, para evitar la tediosa tarea de ingresarlo manualmente, especialmente si el extracto es extenso.
Una vez que hayas ingresado los maestros y el extracto en el sistema, puedes pasar al proceso de conciliación, Esto por la ruta: Conciliación bancaria – Conciliación.
Asegúrate de haber añadido las cuentas del banco y la transacción bancaria antes de iniciar el proceso. Después de generar el informe, puedes revisar las inconsistencias y realizar ajustes si es necesario.
Importante: ten en cuenta que también puedes devolver el proceso de conciliación si encuentras alguna transacción faltante o si necesitas hacer ajustes en el movimiento de los bancos. Este proceso de devolución te permitirá corregir la conciliación y generarla nuevamente con los cambios realizados.
Finalmente, el sistema generará pendientes que podrás revisar en el menú de Conciliación bancaria – Pendientes. Estos pendientes se tendrán en cuenta en el mes siguiente, facilitando la conciliación continua. Es importante ingresar manualmente los pendientes anteriores al primer mes de conciliación para que el sistema los considere adecuadamente.
