Pasos generales
1. Configurar servidor de envió de correos SMTP de la cuenta que envía.
2. Activar el parámetro de «enviar recibos de pago» (SI).
3. Insertar logo tipo de la empresa en la carpeta de la compañía.
4. Validar en el maestro del empleado en la pestaña de relaciones industriales, que tenga el
correo electrónico y seleccionado enviar a correo.
5. Con la nómina liquidada, generar los recibos de pago marcando la opción «enviar correo electrónico».
6. Con los recibos en pantalla, das clic sobre el botón «enviar a» y seguido seleccionas la opción aceptar.
Pasos detallados
1. Configurar Servidor: Por soportes – Utilidades – Configurar envío de correo, en la pestaña configuración SMTP, te muestra los siguientes campos:
Tipo de Envío
- Outlook: Esta opción envía los correos utilizando el Outlook, hay que tener presente que en ocasiones Outlook muestra una caja de diálogo con la confirmación o la cancelación del envío, esta característica se puede configurar desde el Outlook por la opción de File\Options\Trust Center\, la cual, ofrecerá un botón que tiene como título Trust Center Setting y te mostrará luego otra pantalla, seleccionas la opción de Programmatic Access, y para finalizar la opción “Never warm me about suspicious activity”. A continuación se ilustran cada una de las pantallas nombradas anteriormente:
- Correo Externo: A través de esta opción puedes configurar un proveedor externo, donde se utiliza el protocolo SMTP para el envío de los correos, en esta sección podrás seleccionar entre tres diferentes proveedores para el envío de correos. A continuación se detalla cada uno de estos y su configuración requerida:
Hotmail (cuentas @hotmail, @Outlook, @Live).
Servidor SMTP: smtp.live.com
Puerto: 25
Tipo autenticación: Use require TLS
Cuenta (Usuario): Correo electrónico completo (p.e su_cuenta@hotmail.com)
Password: Contraseña para la autenticación de la cuenta digitada anteriormente.
Google mail (Gmail)
Servidor SMTP: smtp.gmail.com
Puerto: 465
Tipo autenticación: Use requiere TLS
Cuenta (Usuario): Correo electrónico completo (p.e su_cuenta@gmail.com)
Password: Contraseña para la autenticación de la cuenta digitada anteriormente.
Yahoo mail
Servidor SMTP: smtp.mail.yahoo.com
Puerto: 465
Tipo autenticación: Use require TLS
Cuenta (Usuario): Correo electrónico completo (p.e su_cuenta@yahoo.com)
Password: Contraseña para la autenticación de la cuenta digitada anteriormente
- Interno personalizado: A través de esta opción puedes configurar un proveedor interno de correo (p.e Servidor Exchange) para el envío de los correos, en esta sección podrás seleccionar diferentes proveedores que serán suministrados al dar clic sobre el botón representado como dos (2) hojas o si la configuración es de tu conocimiento podrás ingresarla. Los datos requeridos para esta configuración son:
Servidor del Correo Saliente (SMTP): Dirección completa del servidor SMTP para el envío de correos.
Puerto: Por defecto 25.
Dominio \ Usuario: Indica la cuenta de dominio para la autenticación con el servidor SMTP.
Password: Contraseña asociada a la cuenta de dominio para la autenticación con el servidor SMTP
Correo electrónico: Dirección de correo electrónico desde donde se enviarán los correos electrónicos.
2. Activación del parámetro:
Te diriges por la ruta Soportes / Instalación / Parámetros:
En el grupo de parámetros de “Recibos de pago” ubicas el parámetro 0000002 – “Enviar a PDF”, editas con la tecla F5 y realizas la modificación en el campo “Valor No 1” en «SI” y
grabas con F10.
3. Insertar logotipo:
Para insertar el logotipo del recibo de pago, es necesario que este archivo cumpla con las siguientes características:
- Formato bmp
- Tamaño de 345 píxeles de ancho x 155 píxeles de alto.
- Es necesario que se grabe con el nombre: Logo_i.bmp
- El archivo lo copias en la carpeta de la compañía donde se encuentran los datos.
Ejemplo: “I:\ILTDA\RHI\CIA01”.
Existe una muestra de este archivo, dentro de la carpeta RHI, esta tiene las características solicitadas (tamaño, nombre y formato) puede basarse en este para crear el de su empresa
4. Matricular el correo electrónico
Ingresas por la ruta Archivos / Empleados / Maestros: Pestaña “Relaciones Industriales”: Digitas el correo electrónico en el cual el empleado recibirá el recibo de pago, este correo puede ser correo empresarial o correo personal, como se visualiza en la siguiente imagen:
5. En la nómina
Te diriges por Documentos / Recibos de Pago por.
Código: En tipo de papel, se marca Normal, en tipo de formato, se marca 3 recibos por página Se activa: enviar Correo Electrónico
Por cada período liquidado se generan archivos PDF con el recibo de cada empleado, al marcar la opción “enviar correo electrónico” el sistema informa que se van a borrar los PDF que se encuentren en la carpeta EMAIL, esto corresponde a los últimos que se enviaron, esto es normal y se da clic sobre el botón Aceptar. (La carpeta EMAIL se crea automáticamente dentro de la carpeta del usuario).
Como asunto del correo figura “Recibo de pago”, este puede modificarse
Como mensaje figura “Nómina y el día de pago”, este es el texto que aparecerá en el mensaje de correo electrónico, puede modificarse.
Clic sobre el botón Aceptar para que genere todos los recibos de pago.
6. Envió de correo
Mostrará los recibos de pago en Pantalla con el formato tradicional (el logotipo se adiciona al generarse el PDF para correo) y se le da clic en Enviar y luego clic en el botón Aceptar.
¿Cómo generar contraseñas de aplicaciones en Google?
Una contraseña de aplicación tiene 16 dígitos que le otorga permiso a un dispositivo o App para acceder a tu Cuenta de Google. Las contraseñas de aplicaciones solo se pueden usar con cuentas que tengan la verificación en dos pasos activada.
A continuación te mostraremos como generar una contraseña de la aplicación para poder utilizar tu correo de Gmail desde otra plataforma.
Cómo crear y usar contraseñas de aplicaciones
1. Ingresa a tu Cuenta de Google
2. En la parte izquierda de la pantalla, das clic en la opción Seguridad.
3. En «Acceso a Google», selecciona Contraseñas de aplicaciones.
O podrás utilizar el buscador para acceder directamente a esta opción.
4. En la parte inferior buscas la app que estás usando, en este caso correo electrónico.
Luego, seleccionas el dispositivo y eliges la opción «Otra» para que puedas indicar el nombre de la aplicación.
En este ejemplo, ingresas “factelectronica”, y seguido das clic en el botón 
.
5. La contraseña de la aplicación es el código de 16 caracteres que aparece en la barra amarilla de tu pantalla, la cual podrás utilizar para reemplazarla en las configuraciones de la plataforma. Por ultimo, seleccionas Listo.
