Es necesario que, después de ingresar toda la información contable al sistema, hagas una copia de datos de esta información para respaldarla en caso de alguna eventualidad técnica, ya sea por virus o daños en el disco donde tienes instalado el programa.
Antes de realizar la copia de seguridad, válida lo siguiente:
- Que no haya ningún usuario trabajando en el sistema, en Contai o cualquiera de las aplicaciones de Ilimitada.
- Ten en cuenta hacer el proceso en el servidor o equipo principal en el caso de que trabajen en red.
- Por último, asegúrate de disponer de espacio suficiente en el disco para guardar esta información.
Una vez validados estos tres puntos, procederás a hacer el proceso de copia de datos. Accede por la ruta: Procesos – Meses en disco – Copias – Datos.
Primero te indicará que va a cerrar todas las ventanas abiertas para realizar el proceso:
Mostrará información correspondiente al año, Desde el primer mes en estado abierto. La copia de seguridad respaldará la compañía desde que comenzó con los saldos iniciales hasta la información más reciente. Posteriormente, realiza un análisis para asegurar que la información de débitos y créditos esté cuadrada, garantizando así la consistencia de la copia de datos.
Importante: al ingresar a Contai con fecha del sistema día 10, 20 o 30 de cada mes, se mostrará un mensaje de alerta en la parte superior derecha, por 10 segundos, recordándote que debes realizar copia de seguridad, dicho mensaje se repetirá en esos días, cada 4 horas.
La ubicación de la copia de seguridad será en el disco donde está instalado el programa, en una carpeta específica de la compañía.
Con esta información, puedes verificar el espacio disponible en el disco. Si todo está en orden, procede con el proceso de copia. Este puede tardar según el volumen de información, pero al finalizar, recibirás un mensaje confirmando el éxito del proceso.
En caso de que el sistema detecte usuarios en el programa o archivos en uso, seguirá un procedimiento para notificar qué archivos no pudieron copiarse. En este caso, válida que no haya usuarios en el sistema y repite el proceso de copia de datos.
Importante: recuerda que este proceso de copia puede realizarse tantas veces como sea necesario, siempre cumpliendo las condiciones iniciales y dependiendo del espacio disponible en el disco. La copia se almacenará en una carpeta específica de la compañía, brindando así seguridad en caso de eventualidades o daños en los archivos.
Si planeas hacer una copia externa de esta información, ya sea manualmente o utilizando software especializado, además de realizar la copia por el sistema en el menú de procesos, es necesario realizar una copia externa en un dispositivo como una memoria USB o un disco extraíble.
Con estas copias de seguridad, tienes la posibilidad de recuperar cualquier tipo de información en caso de necesidad. Para salvaguardar aún más los datos, es recomendable proteger los períodos contables una vez que finalizan y no necesitas realizar ajustes. Este proceso se encuentra en el menú: Procesos – Proteger períodos contables.
Te muestra una advertencia, ya que es u proceso delicado:
Al hacerlo, el sistema deshabilitará opciones de modificación en períodos protegidos, garantizando la integridad de la información. En caso de necesidad, puedes desproteger un período seleccionando la opción correspondiente en el mismo menú.
