En el módulo de nómina no existe un cierre de año específico, así que para comenzar a trabajar la información del año siguiente es necesario crear el nuevo año, esto traslada la información de los empleados, y permite ingresar el nuevo salario mínimo, el nuevo auxilio de transporte y el valor de la UVT.
Importante: ten en cuenta que antes de crear el nuevo año, es necesario tener ejecutados todos los procesos del año que finaliza, como son: primas de diciembre, cesantías e intereses, nómina de diciembre, vacaciones, liquidaciones definitivas y todo el proceso de autoliquidación y generación de planilla de seguridad social.
Para realizar el envío de nómina electrónica debes haber definido los parámetros que se van a enviar a la DIAN con la nómina de diciembre: provisiones, consolidado de cesantías según parámetro 9007, consolidado de vacaciones, parámetro 9010, intereses a cesantías, parámetro 9011. Para que cuando comiences el nuevo año con los nuevos valores decretados, ya no sea necesario devolverse para realizar modificaciones que podrían dañar los valores de los salarios.
La creación del año en el sistema es un proceso automático, que se realiza ingresando al programa o si ya estás dentro, presionas la tecla F3 para hacer el cambio de compañía.
En la pantalla de inicio ingresas con fecha de enero del siguiente año, cuando colocas el año del proceso, el sistema indica que no existe el año y si vas a crearlo, das que sí, y el sistema lo que hace es trasladar toda la información del archivo de empleados del año en curso para un archivo de empleados en el año nuevo.
Importante: al hacer la creación del nuevo año, te permite consultar un reporte que muestra el estado de vinculación de los empleados del año anterior y el año actual de toda la compañía, lo puedes consultar por la ruta: Reportes – Empleados – Vinculación – Empleados año nuevo.
Ingresas con la clave de usuario y muestra un mensaje del archivo de hijos que está vacío, esto puede ocurrir porque el año anterior no se ingresó información.
Das clic en ok y el proceso termina.
Al ingresar al nuevo año, muestra un reporte con la lista de los empleados vinculados al nuevo año, y por ser la primera vez, muestra una ventana donde pregunta por los datos de ley para el nuevo año, el valor del auxilio de transporte, el salario mínimo y el de la UVT.
Puedes marcar para que no pida nuevamente esta información y que no muestre el reporte de los empleados vinculados.
Cuando cambias el valor del Salario minimo legal vigente, te muestra una ventana donde puedes indicarle hacer el cambio a los empleados que tengan este tipo de salario.
Se pueden nivelar al Salario minimo, los empleados que estan por debajo de este valor.
Y te pregunta si realiza una copia de seguridad, que puede recuperarse en el caso que haya inconvenientes con los archivos del nuevo año.
Al dar clic en el ícono 
, pregunta si se desea sincronizar los empleados desde el año anterior.
Después de realizar lo anterior, te encuentras trabajando en el año nuevo actual, es importante que realices una revisión de la información que se pasó, para confirmar que esté completa, como son los empleados por la ruta: Archivos – Empleados – Maestros y los procesos que debieron quedar cerrados el año previo, como el de cesantías por la ruta: Archivos – Empleados – Prestaciones sociales, información actualizada a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
