Cuando estás creando la base de datos de terceros en el programa a través de la ruta: Archivos – Nits.
El sistema automáticamente siempre que crees un tercero te va a crear la tabla de ficha técnica de nits y la tabla de nombres completos. Ambos archivos son necesarios para la presentación de la información exógena en medios magnéticos.
Importante: si la base de datos de terceros no se crea directamente en el programa y dejas algunos datos incompletos, esa información va a quedar en blanco en los archivos de ficha técnica.
Si esa base de datos la vas a ingresar por un archivo plano, desde allí, puedes crear, mediante el proceso de crear ficha técnica y nombres completos, los campos que posiblemente te estén haciendo falta para medios magnéticos.
Así, por ejemplo, la razón social completa es un campo que requiere operar para presentar la información exógena. En el caso de una persona natural tipo 13 cédula, es necesario detallar la separación de los nombres (primer nombre, segundo nombre) y sus respectivos apellidos en el archivo de nits.
Cuando tienes la información en el archivo de nits de esa forma, puedes ejecutar los procesos. Para ello, vas por la ruta: Soportes – Contables – Crear nombres completos y Crear ficha técnica de Nits.
Al ingresar a la opción «crear nombres completos», válida el orden asignado al sistema para la creación de los terceros, que puede ser apellidos y nombres o nombres y apellidos. En este caso, la compañía ha ordenado nombres y apellidos.
Puedes inicializar el archivo de nombres, lo que hará que el sistema es validar todos los terceros en el archivo de nits en el campo de razón social, separando los nombres y los apellidos. Después de hacer clic en aceptar, el sistema te dirá que va a actualizar el archivo de nombres completos.
Luego, podrás crear nuevamente la ficha técnica a partir de los terceros existentes. Este proceso puede tomar tiempo según el volumen de terceros en la base de datos.
Al hacer clic en inicializar la ficha técnica y aceptar el mensaje de advertencia, el sistema creará nuevamente todos los campos necesarios. Verifica en archivos Nits para confirmar que la razón social completa y la dirección completa se están creando adecuadamente.
Recuerda que este proceso es necesario:
- Cuando la base de datos de terceros no se ha creado directamente en el programa o cuando hay datos incompletos.
- Si se realiza a través de un archivo plano para asegurar que los campos obligatorios para la presentación de la información exógena estén completos. Esto evita la necesidad de procesos y correcciones posteriores.
