Crear el archivo de acreedores o proveedores permite dar de alta en el sistema a todos los terceros con los que tu empresa tiene una relación comercial, ya sea para realizarles pagos, órdenes de compra o gestionar entradas de inventario. Esta funcionalidad sirve para centralizar la información tributaria y bancaria de tus aliados, conectando automáticamente estos datos con el módulo de contabilidad para que cada transacción quede registrada con el Número de Identificación Tributaria (NIT) y la razón social correcta. Es fundamental ya que al configurar detalles como la actividad económica, el tipo de retención y los datos para transferencias, aseguras que el cumplimiento de tus obligaciones fiscales sea exacto y que tus procesos de pago sean mucho más ágiles y seguros.
Para crearlos sigue estos pasos:
1. Dirígete por el módulo Archivo – Terceros – Acreedores / Proveedores.
2. Al ingresar, te mostrará una pantalla, donde es necesario completar los siguientes datos:
- Código: se maneja el mismo NIT, sin puntos ni dígito de verificación.
- Código EAN: es un código de barras que utilizan algunos terceros, que se trabajan para almacenes de cadena. Se puede dejar en blanco.
- NIT o cédula: ingresas el número sin dígito de verificación, el cual se calcula automáticamente.
- Tipo de documento: seleccionas el que le corresponde al cliente.
Luego vienen los datos generales, información básica de cada acreedor. Al crearlos por esta opción, el sistema los crea en el módulo de contabilidad.
Importante: la razón social es el nombre comercial con el que la empresa se identifica hacia sus usuarios y la razón social Registro Único Tributario (RUT) es el nombre tributario del mismo.
Ingresas la información básica de los datos solicitados. Luego vas a la siguiente pestaña comercial:
Está la opción de presupuesto año, es un campo informativo, que en algún momento puedo utilizar para hacer comparativos, de acuerdo a las compras que se realizan. Igualmente, el cupo de crédito que te da el proveedor, es opcional.
Ingresas la clasificación tributaria del proveedor, el impuesto de industria y comercio, tipo de retención de IVA, tipo autorretención, tipo de retefuente, y la actividad económica. Recuerda que puedes buscar el código presionando la letra F2, estando encima de cualquiera de las opciones.
En la parte inferior están los datos bancarios, para pagos por transferencia.
Los cuales son campos informativos, que te ayudan a conocer mejor tu proveedor.
Recuerda que todos los datos de tu proveedor los puedes encontrar en el RUT o en la factura que te expide. Después de ingresar toda la información das clic en el ícono finalizar 
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¡Ahora ya sabes cómo crear el archivo de acreedores / proveedores!
