En los datos predefinidos, puedes determinar algunas opciones que se pueden aplicar a las documentos, como el documento referencia, centro de costos, pronto pago, vendedor, lista de precios, entre otros. Para realizarlo vas por la ruta: Archivos – Datos predefinidos.
La siguiente pantalla, es quien permite determinar la transacción a diligenciar:
Al ingresar te presenta una ventana con 2 o 3 pestañas, de acuerdo a la transacción que seleccionas.
1. Capturas
Permite configurar cada una de las capturas del Sistema comercial integrado para que sean más rápidas, evitando solicitar datos que ya estén definidos en algún archivo o que el usuario no maneja.
Campos a Ocultar del Encabezado: Si se oculta un campo, internamente tiene el siguiente funcionamiento:
- Documento Referencia: Dependiendo de la transacción se almacena el mismo número del documento o se llena con ceros. Este campo no es posible ocultarlo para todas las transacciones por su funcionalidad.
- Orden de Compra: habilitado solo para las ventas. Se guarda en blanco.
- Retención I.V.A: se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
- Autorrenta: puedes asignar el tipo de impuesto de Autorenta requerida.
Importante: cuando en el mantenimiento de la compañía en el SCi, se encuentra activo el identificador “Autorretenedor Renta” en la pestaña “Parte dos”, aquí encuentras disponible para ocultar o mostrar en cualquier momento el campo “Autorenta”, en la pestaña “Capturas”.
- Centro de Costos: se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
- Centro de Costos NIIF: se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
- Nit Tercero: se lee el Nit del archivo de clientes o acreedores. Este campo no es posible ocultarlo para las transacciones 70, 71, 73, 74 por su funcionalidad.
- Plazo: se lee del archivo de clientes.
- Mensaje Fijo: se almacena la letra “N”, sin mensaje.
- Mensaje Variable: se almacena la letra “N”, sin mensaje.
- Pronto Pago: se lee del archivo de clientes, pero si no es válido se almacena 99 (sin pronto pago).
- Base Retención I.V.A: si el campo está oculto se almacena cero (0).
- Vendedor: se lee del archivo de clientes.
- Lista de precios: se lee la LP del cliente, pero si no es válida se almacena 00 (Kárdex ).
- Descuento Comercial: para las transacciones de venta se lee del archivo de clientes.
- Base Retención I.V.A: si el campo está oculto se almacena cero (0).
- Ley 33: se almacena “99” sin impuesto.
- Ley 4: se almacena “99” sin impuesto.
- Centro de costo Destino: se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
- Centro de costo Destino NIIF: se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
Columnas a Ocultar del Detalle: Si se oculta una columna, internamente tiene el siguiente funcionamiento:
- Lista de precios: se lee la LP del cliente, pero si no es válida se almacena 00 (Kárdex ).
- Detalles contable: oculta la cuenta contable, el identificador de la cuenta, la descripción del concepto, el Nit contable y el centro de costos del detalle. La cuenta contable y su identificador se lee de la tabla de codificación o del Kárdex , el Nit se lee del archivo de clientes o acreedores, la descripción del concepto de la tabla de codificación y el centro de costos de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
- Descripción de la referencia: solo para las transacciones de Kárdex . Se lee del archivo de referencias.
- Unidad de Compra-Venta: solo para las transacciones de Kárdex . Se lee del archivo de referencias.
- Descuento: para las transacciones de venta se lee del archivo de Kárdex , para las otras transacciones se almacena en cero. Este identificador oculta tanto el descuento en porcentaje como en valor.
- I.V.A: se lee del archivo de referencias para las transacciones de Kárdex , para las otras transacciones se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos.
- Retención en la Fuente: se lee del archivo de referencias para las transacciones de Kárdex , para las otras transacciones se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos. Este identificador oculta tanto la retención en tipo y en valor.
- Base Retención en la Fuente: si la columna esta oculta se almacena cero (0).
- Retención I.V.A: se lee de la pestaña “SCi” del archivo datos predefinidos. Este identificador oculta tanto la retención en tipo y en valor.
- Base Retención I.V.A: si la columna esta oculta se almacena cero (0).
- Industria y comercio: se lee del archivo de clientes o acreedores según la transacción. Solo para las compañías que manejan industria y comercio en la instalación de la compañía.
2. Pestaña SCi
Permite definir los datos que se ocultan en la pestaña “Capturas” por cada transacción o captura.
- Tipo I.V.A: Identificación del tipo de IVA o “99” si no lo maneja. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó el IVA.
- Tipo Retención en la fuente: Identificación del tipo de Retención o “99” si no lo maneja. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó la Retención en la fuente.
- Tipo Retención I.V.A: Identificación del tipo de Retención o “99” si no lo maneja. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó la Retención IVA.
- Centro de Costos: Código del Centro de Costos. Este campo sólo es visible cuando la compañía es su instalación selecciona el manejo de centro de costos. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó el centro de costos.
- Centro de Costos NIIF: Código del Centro de Costos NIIF. Este campo sólo es visible cuando la compañía es su instalación selecciona el manejo de centro de costos NIIF. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó el centro de costos.
- Centro de Costos Destino: Código del Centro de Costos. Este campo es visible sólo para la transacción 15 “Traslados entre bodegas” y cuando la compañía es su instalación selecciona el manejo de centro de costos. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó el centro de costos destino.
- Centro de Costos Destino NIIF: Código del Centro de Costos NIIF. Este campo es visible sólo para la transacción 15 “Traslados entre bodegas” y cuando la compañía es su instalación selecciona el manejo de centro de costos NIIF. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”. Se habilita solo si ocultó el centro de costos destino.
Para el caso de las transacciones 42 y 43, se solicitan el siguiente campo:
- Concepto: Código del concepto de acuerdo a la transacción. Este será válido siempre y cuando sea seleccionado un concepto por total. En este campo puede activar un listado de selección con la tecla “F2”
Importante: para ejecutar la opción de menú: Documentos – Asentar – Ventas – Anticipos y Ventas, es necesario que previamente se encuentren almacenados por la opción de Datos Predefinidos el Concepto y Centro de Costos para las transacciones 42 y 43.
