Para parametrizar tus activos fijos y su posterior depreciación mes a mes, debes seguir una serie de pasos.
1. Crear activos
El primero de ellos lo encontrarás en el menú por la ruta: Otros – Asientos automáticos – Activos – Tipos activos fijos.
En esta tabla, debes crear todos los tipos o grupos de activos que manejes en tu compañía. Haz clic en el botón de 
para insertar un nuevo registro. Te solicitará un tipo, que es un código de dos dígitos numéricos.
Te sugerimos que uses una codificación numérica con un consecutivo. Por ejemplo, «01» para construcciones y edificaciones. Luego, haz clic en el símbolo de aceptar 
o grabar (check) para confirmar el registro. Repite este proceso para cada grupo de activos, como construcciones, equipo de oficina, equipo de computadora, maquinaria, entre otros.
2. Codificación
El segundo paso lo encontrarás en el menú: Otros – Asientos automáticos – bajo la sección de Codificación.
Esta tabla es común a los procesos de activos fijos, diferidos y provisiones. Para cada uno de ellos, identifícalos de manera independiente. Para activos fijos, sugiere que antepongas la letra «A» en la codificación.
Por ejemplo, «A001» para la depreciación de activos. Busca el comprobante con la tecla F2 y selecciona el comprobante de depreciación, como el comprobante 09.
El propósito de esta tabla de codificación es indicar las cuentas contables donde quedará el asiento. En este caso, para las depreciaciones, las cuentas son 50 y 160 para gastos, y la 1592 para la depreciación acumulada. Busca la cuenta contable, asigna el NIT de la compañía o una genérica, y selecciona el centro de costos si es necesario. Asegúrate de que el porcentaje sume el 100% para débito y crédito.
Hasta este punto, solo has llevado a cabo el asiento de débito. Guarda el registro, haz clic en aceptar y luego ingresa el registro. Si recibes un mensaje de advertencia indicando que falta el 100% de crédito, acepta y asigna el mismo código al registro que diste a la partida de débito, el mismo comprobante contable, y la cuenta correspondiente (en este caso, depreciación acumulada 1592). Asigna el código genérico 99 al activo y el 100% crédito para determinar la contrapartida.
Con estos pasos, has realizado el asiento contable: débito en gasto contra crédito en depreciación acumulada.
3. Mantenimiento de activos
El tercer paso es crear el catálogo de activos a través del menú: Otros – Asientos automáticos – Activos – Mantenimiento de activos.
Puedes utilizar un activo genérico (código 99) si no has parametrizado tu catálogo en el módulo de activos. Ingresa un código nuevo, elige un nombre para el activo, selecciona el tipo que corresponde al grupo de activos creado en el primer paso, y completa la información adicional, como la ubicación y el estado del activo (por ejemplo, «depreciable»). Repite este proceso para cada activo que desees incluir en tu catálogo.
