Mediante esta opción el programa brinda la oportunidad de realizar el paso a la Contabilidad, de los asientos originados por las diferentes operaciones generadas en la empresa. El proceso de enlace contable se considera es un proceso crítico, es necesario que todos los usuarios de las demás estaciones estén fuera del programa. Aquellos que estén utilizando el sistema comercial y módulos como logística, órdenes de compra, contratos, todo a excepción de nómina y contabilidad.
El primer paso para enlazar es hacer el proceso de actualización, por la ruta: Documentos – Actualizar movimiento.
Vas a realizar una actualización general para que el sistema actualice la información de todos los usuarios que han trabajado en el programa. Haz clic sobre «Aceptar» para actualizar el movimiento que esté faltando.
El sistema te dirá que el proceso terminó exitosamente. Hay un reporte para control que puedes encontrar por la ruta: Documentos – Reportes de movimiento – Informe de documentos.
Este es el informe de documentos no exportados a contabilidad (Contai).
Haz clic sobre «Aceptar» en este reporte. Entonces, te dirá cuáles son los documentos que están pendientes por enlazar a contabilidad.
El siguiente paso, vas por la ruta: Procesos – Enlace contable.
Te da la opción de generar informes.
- Informes
Este reporte permite realizar una revisión previa a la información que se va a ingresar a la contabilidad; relaciona siempre todas aquellas operaciones que no han sido pasadas a contabilidad y que estén o no actualizadas.
Dentro de los informes, hay opciones generales como un informe numérico que te mostrará el enlace por días, cada documento por fecha, un reporte totalizado por comprobantes, un reporte cronológico por fecha, o un reporte resumido de cuentas que mostrará totales de cuenta, débitos y créditos pendientes. Puedes seleccionar si quieres ver solo los registros actualizados, no exportados, o exportados.
En este caso, por ejemplo, si quieres revisar algo de lo que vas a enlazar a contabilidad, podrías dejarlo incluyendo solo los no exportados. En la parte inferior, hay filtros para las transacciones que quieres ver o los documentos que quieres ver.
Seleccionando el reporte por comprobantes, puedes especificar qué comprobantes deseas ver y en qué rango de fechas. Por ejemplo, el reporte totalizado por comprobantes te mostrará totales de débitos y créditos por cada comprobante, con un total general al final.
- Exportaciones
Mediante esta opción el programa genera el enlace a Contabilidad. La exportación tiene varias opciones:
– Directa: al pedir este proceso el programa requerirá información de fecha contable inicial y fecha final de exportar hasta, que es la fecha límite del movimiento hasta la cual se requiere realizar el enlace.
Importante: el enlace contable puede ser exportado periódicamente (diario, semanal, quincenal, etc.). Además, se puede hacer detallado resumido. Si su enlace es periódico por ejemplo semanal recuerde incluir siempre las fechas anteriores en los enlaces a si: si exporto la información del 1 al 7 de agosto, en la segunda exportación digite del 1 al 14 pues es posible que el día 8 usted haya realizado documentos con fecha del 6 o 7 de agosto. El sistema no repite la información ya exportada.
El sistema también tiene la posibilidad de realizar enlaces en tiempo real, es decir, cuando usted asiente una factura y la grabe el programa automáticamente enviara ese documento a la contabilidad esta opción se puede activar por “Soportes – Instalación – Mantenimiento de compañías”
– Trébol: al pedir este proceso el enlace contable se genera a un archivo texto con la estructura requerida por la aplicación de trébol.
– Texto Contai Multimes Multiaño: al pedir este proceso el enlace contable se genera a un archivo texto que puede ser importado luego al programa de contabilidad.
- Log Enlace
En este archivo Log quedaran registrados todos los eventos de exportación que se realicen al programa de Contabilidad, esto con el fin de que el usuario pueda ver el movimiento de una manera más detallada y llevar un control acertado de este proceso.
El Log tiene los campos que se registran en cada transacción entre los que se encuentran la transacción, el documento, la fecha, la ruta del archivo generado, el usuario y la maquina desde donde se realizó el proceso, entre otros.
– Fecha Documento: permite ingresar el rango de fechas de él o los documentos que se desean consultar en el log, se debe tener en cuenta que este rango se refiere explícitamente al dato de fecha del documento y no a la fecha del proceso. Si no se ingresan datos en el rango de fechas se sacan todos los datos que contenga el Log del enlace contable.
Importante: en resumen, el proceso de enlace contable tiene dos pasos: actualizar la información y exportar a contabilidad. Puedes exportar directamente si tu programa contable está instalado en red o enlazar a texto si la contabilidad es externa. Recuerda que la fecha contable determina el período al que se va a enlazar, y antes de exportar, debes asegurarte de que el periodo esté creado.
Después de exportar, todos los usuarios deben estar fuera del programa. La revisión puede hacerse en contabilidad y asegúrate de sincronizar el movimiento. Puedes desde el sistema comercial repetir el enlace en casos especiales, realizar la corrección en la información de manera individual o hacer un retiro masivo, conoce como hacerlo en Movimiento – corrección de movimiento.
Con esto, tienes listo el enlace contable y la información actualizada para continuar con los procesos de contabilidad.
Al momento de registrar el movimiento en Contai, en los campos “Fecha Sistema” y “Hora” se asignan los datos de la fecha y hora en tiempo real en los cuales se generó el proceso de enlace.
