Para el manejo de las plantillas para importar tus datos a tu software SCI, es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Configurar la plantilla para importar
Para manejar plantillas, primero debes ingresar por la ruta: Procesos – Intercambio de datos.
Al ingresar te presenta 3 opciones:
Ingresas por «Plantillas», el sistema te preguntará cuál es el tipo de plantilla que deseas importar.
Muestra las plantillas disponibles, como acreedores, clientes, inventarios, listas de precios, clientes, cuentas por cobrar y por pagar.
Cuando decidas insertar una plantilla según tus necesidades, selecciona el tipo correspondiente. Por ejemplo, si eliges cuentas por pagar, presiona «F2» y busca el número de plantillas que deseas asignar, como el tipo 708.
Es importante tener en cuenta que, por ejemplo, en el caso del movimiento, existen plantillas específicas, como las 706, que te permitirán exportar o realizar todo el movimiento de compras, ventas, recibos, egresos, entre otros. Al final de estas plantillas, encontrarás plantillas especiales de movimiento por transacciones para ventas, compras, causación, entradas o salidas de inventario, notas bancarias, egresos y recibos de caja.
Para las empresas del sector salud, también encuentras los campos para las plantillas.
Después de seleccionado el campo, te pide lo siguiente:
- Planilla: un número de plantilla, es recomendable usar el mismo número, por ejemplo, 708.
- Nombre: descripción de la plantilla, en este caso, «cuentas por pagar».
- Concatenar: tendrás la opción de concatenar los nombres con algunos datos adicionales, como día, mes y vendedor. Si el archivo contiene encabezados y detalles, se mostrarán bloqueados, y podrás marcar si tiene línea de títulos.
- Importar: en el proceso de subir el archivo, debes especificar el tipo de archivo que estás utilizando, ya sea en formato XML, ancho fijo o delimitado. Normalmente, se recomienda trabajar con archivos delimitados por comas.
- Configuración: después, preguntará sobre la configuración del archivo, como el separador de fecha, el uso de calificadores de texto y el formato de fecha. Asegúrate de que la configuración del archivo coincida con la plantilla que estás intentando subir.
- Directorios: en la pestaña de directorios, deberás especificar el nombre del archivo, el directorio donde se alojará y otros detalles relacionados con la importación.
Recuerda que este es el primer paso para crear la plantilla, y debes repetir este proceso para cada tipo de archivo que desees importar.
En el paso anterior, se crean las plantillas según tu necesidad y los datos que quieres importar. Si ya tienes creada la plantilla en el programa, el siguiente paso sería exportar un ejemplo de esa plantilla a Excel. Te recomiendo que, según lo que desees importar, insertes al menos un dato en el sistema en el archivo del sistema. Esto servirá como base para lo que quieras subir. Por ejemplo, si deseas importar clientes, crea al menos un cliente para exportar el ejemplo.
2. Exportar plantilla
Si deseas exportar el ejemplo a Excel, sigue la siguiente ruta: Procesos – Intercambio de Datos – Exportar.
Al exportar, se te preguntará qué tipo de archivo deseas (acreedores, clientes, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario, movimiento).
Elige la opción que corresponde a la plantilla que creaste. Selecciona el formato Excel, indica el número de plantilla y la ruta donde deseas guardar el archivo.
Por ejemplo, si creaste la plantilla de cuentas por pagar con el número 708, selecciona la opción «Plantilla», elige el formato Excel, introduce el número de plantilla (708), selecciona la ruta y nombre de archivo, y das clic en Aceptar. No es necesario poner filtros de proveedores si deseas exportar todo. Luego, el sistema se encargará de exportar los registros. Igual en el caso de la plantilla de clientes.
Después vas a la carpeta de destino que elegiste, y encontrarás el archivo con el ejemplo de la plantilla. Al abrir, si no marcaste en formato Excel, es normal que aparezca un mensaje sobre la diferencia de formato y extensión del archivo, ya que se exporta de un archivo de texto; simplemente haz clic en «Continuar».
Pero si lo marcaste te abre la plantilla en el Excel y este sería el ejemplo para registrar la información que vas a subir.
Este proceso es aplicable a otros tipos de plantillas, como el movimiento. Si deseas importar un movimiento específico, te recomiendo que primero hagas un asiento para tener al menos un registro que te sirva como base para la información que deseas importar. Luego, exporta la plantilla siguiendo los pasos mencionados.
Importante: en resumen, para importar información, debes tener una plantilla diligenciada, exportar un ejemplo, revisar los datos a subir y luego importar la información al sistema, llenando los mismos datos que solicita.
Después de diligenciar la plantilla con los nuevos datos, guardas el archivo en una ubicación del equipo, primero como Excel y luego le das «guardar como» y ubicas la ruta, guardas con un nombre corto, que la ruta no sea muy larga y con el tipo de archivo que necesitas, de acuerdo a como se creó la plantilla, ya sea delimitado por espacio o delimitado por comas. Después de guardado lo cierras para poder hacer la importación. Antes de importarlo, presionas clic derecho para editarlo y revisar que el archivo corresponda al tipo que querías. Si es un archivo delimitado por comas, así que verifiquemos que esté separado por comas. Si aparece separado por punto y coma, eso puede deberse a la configuración de tu computadora.
Revisas que los datos estén correctos, comúnmente verificando la última línea o las últimas líneas del archivo. Si encuentras líneas vacías al final, las borras para evitar inconsistencias al importar. Ahora tu archivo está listo para subir; Luego das la opción de guardar.
3. Importar plantilla
Ahora, importarás el archivo en el programa por la ruta: Procesos – intercambio de datos – Importar.
Al importar, te pregunta si viene del formato estándar del programa o de plantilla. En tu caso, viene de plantilla.
Seleccionas el tipo de plantilla, en este caso, las 702. Puedes hacer que el sistema calcule el dígito de verificación. Luego, seleccionas la ruta del archivo, clic sobre los tres puntos, y ubicas la ruta donde se encuentra guardado.
Después de importar, te informa que se importaron los registros exitosamente, pero pueden presentarse inconsistencias. Haces clic en aceptar y podrías revisar el archivo según el caso (clientes, movimiento, proveedores, inventarios). Verificas que estén bien organizados y que los datos estén completos.
Recuerda que la calidad de los datos que subes depende de lo que alimentas en el Excel. La idea es basarse en el ejemplo que el sistema creó para asegurarte de completar los datos necesarios según la transacción que quieres subir.
