Ingresar los saldos iniciales de cuentas por pagar te permite cargar al sistema todas las obligaciones pendientes que tu empresa trae de periodos anteriores o de otros programas contables. Esta funcionalidad sirve para establecer una base real de lo que le debes a tus proveedores, utilizando las transacciones 09 y 14 para diferenciar entre saldos en contra o a favor, sin necesidad de afectar la contabilidad de nuevo. Es fundamental para el orden financiero de tu negocio, ya que al inicializar estos datos de manera definitiva, garantizas que el módulo de tesorería tenga la información precisa para programar pagos y generar estados de cuenta confiables desde el primer día de operación.
Para ingresar saldos iniciales de cuentas por pagar, sigue estos pasos:
1. Proveedores: que estén creados todos los proveedores con los que tienes un saldo, estos se crean por la ruta: Archivos – Terceros -Acreedores / Proveedores.
- Tabla de codificación: en la tabla de codificación para la transacción 09, que esté creado un concepto 000, para los saldos iniciales de cuentas por pagar y otro concepto 000 para la transacción 14, que corresponde a saldos de cuentas por pagar a favor de la empresa, solo se necesita tener creados los conceptos, no es necesario parametrizar cuentas.
2. Después de confirmar la información anterior, para ingresar saldos iniciales de cuentas por pagar, vas por la ruta: Procesos – Saldos – Cuentas por pagar.
Al ingresar, encuentras varias opciones:
- Generar archivo: cuando ingresas la primera vez, esta opción es la única habilitada, al dar clic, muestra un mensaje para confirmar la generación, das aceptar y el sistema crea un archivo temporal, para permitir registrar esos saldos iniciales.
Después de generado el archivo, vas por la misma ruta y ya se habilitan los demás campos:
- Captura y/o corrección: allí se ingresa documento por documento y proveedor por proveedor.
Seleccionas transacción 09, si es un saldo pendiente a nuestros proveedores, o transacción 14, si es un saldo a favor nuestro.
Después ingresas el proveedor, el número del documento con su fecha, plazo, tipo de pronto pago, pagos causados, documento referencia, agregas el mismo del número del documento.
En la parte inferior ingresa la cuenta contable y el valor bruto de esa factura. El sistema actualiza la casilla Saldo actual.
Grabas con la tecla F10 o el ícono Finalizar 
.
Importante: recuerda antes de grabar el registro, revisar el campo «saldo actual» que tenga el valor correcto.
- Reporte revisión: al ingresar puedes seleccionar el informe por código o por proveedor.
Seleccionas fecha de corte y el rango que deseas generar.
Importante: recuerda que solo cuando estén todos los registros digitados y el informe revisado, se puede continuar con la opción «Inicializar», para qué las cuentas por pagar queden almacenadas de manera definitiva en el sistema.
- Inicializar: esta opción se utiliza para dejar en firme estos saldos iniciales como reales, solo se hace cuando ya has ingresado todos los saldos de los proveedores y revisados.
Al dar clic, te muestra un mensaje para confirmar que estás seguro de continuar con el proceso. Cuando termina ya quedan registrados los saldos y no se pueden modificar, para hacer alguna corrección debes hacerlo por medio de una nota.
Para ver los saldos que se subieron, vas por la ruta: Archivos – Cuentas por pagar.
En la tabla puedes ver los registros, los cuales no se pueden editar, modificar, insertar, ni borrar. Cualquier cambio se debe realizar a través de notas.
- Para finalizar el proceso, ingresas por la misma ruta: procesos – Saldos – Cuentas por pagar y das clic en la opción Cancelar
, que dejará el archivo de saldos en blanco.
¡Ahora ya conoces cómo ingresar tus saldos iniciales de cuentas por pagar!
