Uno de los archivos básicos que debes manejar es el archivo de terceros o el archivo de Nits. Puedes crear todos los terceros o la base de datos de terceros con los cuales vas a realizar diferentes operaciones en el sistema, por la ruta: Archivos – Nits.
Los campos que te solicitará al ingresar a este archivo son:
- Nit: es el número de identificación, el cual debes escribir sin separadores de mil y sin dígito de verificación, ya que el sistema lo calculará automáticamente.
- Tipo: después de ingresar el número del documento, deberás definir el tipo de documento al que se refiere este número del tercero.
Aquí tendrás a tu disposición todos los tipos de documentos con los cuales puedas tener algún tipo de relación.
- Razón social: escribe la razón social, si seleccionaste Nit tipo 31.
- Razón social completa: en caso de que este campo de razón social no cumpla con la longitud requerida, el sistema te habilitará un campo de razón social completa, donde podrás implementar o completar la información del tercero que estás ingresando.
Importante: ten en cuenta que el campo de razón social completa es el que el sistema utiliza para realizar el proceso de medios magnéticos al momento de generar el archivo XML. Este será el campo que te habilitará en la información exógena.
- Primer y segundo nombre y apellido: después de la razón social, encontrarás el primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido. Estos campos se habilitarán únicamente cuando el documento pertenezca a una persona natural tipo 13 o tipo cédula de ciudadanía, separando nombres y apellidos para efectos de medios magnéticos.
- Dirección: el campo de dirección utilizará la nomenclatura dada por la DIAN, igualmente para la información exógena. En caso de que la dirección sea más extensa, se habilitará un campo de dirección completa.
- Ciudad, número telefónico, número de celular, correo electrónico, municipio, país y actividad económica, son campos que hacen referencia a códigos ya definidos en el sistema. Estos códigos y nombres están creados previamente en los menús de archivos: municipios, países y actividad económica. El sistema te permitirá consultar estos códigos con la tecla F2 de buscar, digitando el municipio, país o actividad económica que necesitas.
- Plazo: el campo de plazo se habilitará para terceros con operaciones de cuentas por cobrar o pagar, determinando el plazo al momento de hacer el asiento contable.
- Naturaleza: puedes determinar la naturaleza del tercero, si es una persona natural o jurídica
- Activo: como en todos los terceros, decides si activas o inactivas este registro.
- Tiene Rut: es un campo importante en el archivo de Nits, se habilitará para los tipos de documentos cédula o tipo 13 para la DIAN. Esto permitirá que al momento de reportar la información exógena, se haga como un tercero identificado con el tipo 31.
Es importante diligenciar este archivo de terceros de manera completa para evitar inconvenientes al presentar la información exógena. Al crear el archivo de Nits, el sistema alimentará dos tablas adicionales: ficha técnica de Nits y nombres completos. La primera contendrá todos los terceros creados con datos para medios magnéticos, y la segunda llenará la tabla con los terceros tipo cédula, también con información para medios magnéticos
