En la codificación de comprobantes, vemos algunos comprobantes o transacciones que son repetitivos, mes a mes o período a período. Cuando tienes un comprobante que se repite, puedes crearle una codificación, una especie de plantilla donde van a contener todos los registros contables. Puedes llamarlo mes a mes y no tienes que digitar siempre los mismos registros. Sigue estos pasos que se realizan una sola vez por cada uno de los comprobantes que necesitas codificar.
1. Vas por la ruta: Archivos – Comprobantes – Maestro.
Elige el comprobante que quieres codificar y lo editas. Coloca la opción de «Maneja codificación.»
Este es el primer paso para poder codificar la demás información. Haz clic en «Aceptar» y guarda este campo. Este paso se realiza una sola vez para cada comprobante que necesitas codificar.
2. Ingresas por la ruta: Archivos – Comprobantes – Codificación.
Seleccionas el comprobante que hayas marcado con la opción de «Maneja codificación».
- Código codificación: defines uno específico (puedes asignarle el cero).
- Nombre codificación: descripción de la codificación.
Observa que la codificación es similar a la captura de movimientos. Aquí, el sistema te pregunta por todos los campos, cuentas y descripciones necesarios para la captura de movimientos. Elige cada registro y asigna los valores obligatorios en el movimiento contable.
3. Una vez ingresados todos los registros, guarda esta plantilla con el ícono de «Aceptar» o «F10» en el teclado. Este proceso no guarda ningún movimiento contable como tal; es una plantilla que utilizarás posteriormente.
Una vez creada la codificación, para llamar dicho comprobante y cargarlo al movimiento contable, ubícate en el período en el que deseas ingresar esta información y vas por la ruta: Movimiento – Asiento,
La opción que normalmente usas para la captura de movimientos, consulta el comprobante que has codificado, y el sistema cargará los registros que hayas creado en dicha codificación.
Esta codificación quedará registrada como cualquier maestro en el sistema, y puedes llamarla en cualquier período contable.
También hay otra opción para crear la codificación a partir de un movimiento contable ya digitado en periodos anteriores. Si ya tienes digitado algún documento en tu contabilidad, puedes consultarlo por: Movimiento – Corrección, por registro o por comprobante.
Luego, puedes cargar ese documento como una plantilla. Este proceso es útil cuando ya tienes información digitada en el sistema y deseas que sea repetitivo mes a mes.
