A nivel general, para realizar las notas de ajuste para los documentos soporte generados desde las transacciones 09 y 10, es necesario tener en cuenta para la creación del concepto, las siguientes indicaciones:
- Crear un nuevo concepto desde cero o a través de acarreo para las transacciones 12 y/o 14 y en la pestaña “General” activar el identificador “Documento Soporte, adquisiciones no obligados”
- En el campo “Código Consecutivo” utiliza un valor diferente al asociado a Documento Soporte de las transacciones 09 y 10, ya que las Notas de Ajuste no manejan resolución DIAN y tampoco prefijo. En caso de crear un nuevo código de consecutivo para las Notas de Ajuste, recuerda también asociar un comprobante que no se cruce con otros consecutivos diferentes a la operación.
- Relaciona un formato gráfico que contenga los campos requeridos para Notas de Ajuste de Documento soporte.
- Ten en cuenta los criterios contables para la anulación del documento soporte, entre ellos la naturaleza contable y las cuentas a las que se realizará la devolución.
- El tipo de concepto (Total o Detalle) en que se originó el movimiento de la TR 09 y/o TR 10 debe ser igual para los conceptos de Nota de ajustes de la transacción 12 y 14.
Además de tener en cuenta las especificaciones mencionadas anteriormente de las características del concepto, para la anulación de ambos tipos de transacción (09-10) es necesario tener en cuenta:
- Las Notas de ajuste corresponderán a Notas crédito (Transacción 12 y 14), en este caso no se aplicarán Notas débito a los Documentos soporte.
- Al momento de realizar la anulación (automática o manual) selecciona un motivo de anulación en el campo “Concepto de corrección”, estos motivos son los determinados por parte de la DIAN en el anexo técnico:
- En la ruta Archivos – Contables – Tabla de impuestos, es necesario tener creados los tipos y códigos de impuestos de devolución con el fin de asociarlos a las Notas de ajuste en los casos que se hayan utilizado impuestos en el documento soporte origen.
- Al igual que las transacciones 09 y 10, puedes asociar un formato gráfico para las Notas de ajuste realizadas en las transacciones 12 y 14.
- El envío se realizará a través del botón “Grabar y Enviar” o por la ruta: Documentos Electrónicos – Documento Soporte – Enviar Documento Soporte y se tendrá también un plazo máximo de 6 días calendario contados a partir de la fecha de generación de la Nota de ajuste.
- Las Notas de ajuste realizadas, se podrán visualizar a través de la ruta: Documentos – Electrónicos – Documento Soporte – Consultar Trazabilidad de Documentos.
Nota de Ajuste para Transacción 09
Se realizan a través de un concepto de la Transacción 14, de forma completa o parcial en la ruta: Documentos – Asentar – Notas Crédito – NC Otras CxPagar (14) y/o de forma automática y por el valor completo, ingresando por Documentos – Asentar – Anulaciones Automáticas – Otras Cuentas por Pagar, en ambas opciones seleccionando un concepto que tenga el identificador activo “Documento soporte adquisiciones no obligados”.
Para las anulaciones por valor parcial o completo de forma manual, ten presente al igual que en la captura de Documento soporte (Transacción 09):
- En el campo “Mensaje” debe asociar la letra “V”, digitar un código y una breve descripción del bien o servicio que requieres anular.
- Si manejas impuestos, recuerda que a la DIAN solo se envía los impuestos (en este caso devolución) de IVA, RTE IVA, RTE FTE y se deberán asociar los códigos en las respectivas columnas.
- Continuando con impuestos, no se deben digitar líneas manuales asociando valores para devolución de impuestos, solo lo que se encuentre en los campos correspondientes se enviará como tal (devolución impuestos).
- Los valores que se digiten en una línea con naturaleza débito (ID 1) se enviará en el XML a la DIAN como devolución de descuento.
Anulación Automática
Solo aplica en los casos que se requiere anular el valor completo del Documento soporte y que a su vez este no se encuentra afectado en otras transacciones (Ejemplo: egresos o notas de ajustes anteriores).
Nota de Ajuste para Transacción 10
Se realizan a través de un concepto de la Transacción 12, de forma completa o parcial en la ruta: Documentos – Asentar – Notas Crédito – Compras (12) y/o de forma automática y por el valor completo, ingresando por Documentos – Asentar – Anulaciones Automáticas – Compras (10-11-12), en ambas opciones seleccionando un concepto que tenga el identificador activo “Documento soporte adquisiciones no obligados”.
Para las anulaciones por valor parcial o completo de forma manual, ten presente al igual que en la captura de Documento soporte (Transacción 10):
- Si manejas impuestos, recuerda que a la DIAN solo se envía los impuestos (en este caso devolución) de IVA, RTE IVA, RTE FTE y se deberán asociar los códigos en las respectivas columnas.
- Si el concepto origen de Documento soporte tiene activo el identificador “Kárdex”, el concepto para devolución debe estar igual para evitar descuadres en el Inventario.
Anulación Automática
Solo aplica en los casos que se requiere anular el valor completo del Documento soporte y que a su vez este no se encuentra afectado en otras transacciones (Ejemplo: egresos o notas de ajustes anteriores)
