Recuerda que todo lo que tiene que ver con reportes de inventario lo encuentras por la opción: Reportes – Kardex.
Existe el libro auxiliar de inventarios que es el que te va a mostrar la información detallada de cada producto. O también un reporte de Kardex general que te mostrará saldos de los productos.
1. Maestros
Fuera de los dos reportes mencionados, tenemos los reportes de Maestros.
Estos reportes te mostrarán información de lo que tienes creado, como bodegas, líneas, grupos, subgrupos, referencias, listas de precios, y componentes.
Si necesitas ver lo que tienes creado en alguno de estos archivos, simplemente ingresas a esa opción. Te pedirá los filtros según lo que requieras ver. Recuerda que en los filtros puedes consultar con la tecla «F2» o dejar los filtros en blanco para que te muestre todo lo que tienes pendiente. Por ejemplo, si necesitas ver las referencias en el listado de referencias que tienes creadas, ingresarías por Referencias.
Podrás filtrar algunas opciones como:
- Incluir características: si quieres incluir la pestaña de características que contiene el alto, el ancho, la profundidad de las referencias, y datos adicionales.
- Incluir referencias inactivas: al marcarlo mostrará las referencias que se inactivaron.
- Mostrar informe resumido: te muestra el informe resumido con los campos principales.
- Mostrar solo referencias inactivas: si prefieres ver solo las referencias activas e incluir las inactivas o no, según tu necesidad.
En la parte inferior, están los filtros.
- Bodega: qué bodega quieres ver, solo las referencias de esas bodegas.
- Línea – Grupo – Subgrupo: sobre cada uno de estos, consultas con «F2» o puedes dejar en blanco para que te muestre todo.
Después de seleccionados los filtros das clic sobre «aceptar».
Este es un reporte del maestro de referencias. Como la referencia tiene tanta información, es posible que para revisar e interpretar sea más fácil enviarlo a Excel.
En la parte superior, clic sobre el botón «enviar» y está la opción de enviar a Excel, creando filtros o tablas dinámicas según tu necesidad, y aceptas.
Por la misma ruta, también existe un reporte de listas de precios.
Qué listas de precios tienes creadas, según lo que quieras ver, qué código de lista, qué bodega, qué línea, qué grupo, subgrupo o referencia.
En la parte superior, te pregunta si quieres imprimir el precio, si quieres imprimir o no la cantidad que hay disponible en el momento, si quieres incluir o no las referencias que están con saldo cero, o si quieres un ordenamiento alfabético por nombre de la referencia.
Este sería entonces un reporte de lista de precios, cada uno de los productos informativo, qué cantidad tiene y cuál es el precio antes de IVA y el precio con IVA incluido.
Importante: recuerda que fuera de los reportes maestros o fuera del reporte auxiliar de inventarios, cualquier reporte que quieras ver de inventarios debe tener movimiento actualizado. Esto lo realizas por la ruta: Documentos – Actualizar movimiento. Puedes actualizar de manera general para que te actualice todo lo que han hecho los usuarios del sistema y del POS.
2. Movimiento
De los siguientes reportes de Kardex, podríamos hablar de los reportes de movimiento.
El reporte resumido por referencia, te mostrará cada uno de los productos, cada uno de los movimientos, en qué fechas, documentos, entradas y salidas.
Un resumido por referencia simplemente te mostrará totales por producto. Recuerda que la condición es que debes tener el movimiento actualizado para que te incluya toda la información. El reporte pregunta los siguientes parámetros:
- Valorizado: si se necesita la información valorizada, se puede dejar marcado.
- Resumir totales por bodegas: de acuerdo a las que tenga la empresa.
- Incluir mes siguiente: también nos pregunta si queremos incluir la información del mes siguiente. Si es tu caso, entonces incluye mes siguiente, y desde cuándo hasta cuándo quieres ver el reporte.
En la parte inferior estarían los filtros: bodega, línea y referencia que sea necesario tener en cuenta para el informe. Recuerda que puedes consultar cualquiera de estos con «F2», y en la parte inferior, el rango de fechas que tú quieras consultar. Haz clic sobre la opción «aceptar», y el reporte resumido por referencia te mostraría, cuál es la referencia, código del producto, cuál es la descripción, y cuál es el saldo inicial según la fecha inicial que hayas pedido.
Lo que aparece en la columna de «más entradas» corresponde a las compras que se hayan realizado en ese período de tiempo. «Más entradas compras, menos salidas» corresponde al movimiento que se tiene por ventas, únicamente transacciones de ventas. La columna «más otras entradas» corresponde a los ajustes de entrada, como la transacción 16 otras entradas de inventario o la transacción 15 traslados de bodega. Cualquiera de esas dos transacciones alimentarían «otras entradas». La columna de «otras salidas» correspondería entonces a las salidas que haya por traslados de bodega, a las salidas por otras salidas, la transacción 17, o por consumos y donaciones. Esas serían otras salidas de inventario.
«Más entradas compras, menos salidas ventas, otras entradas y otras salidas», los ajustes de entrada y salida que se tengan. El saldo final, entonces, que sería la diferencia entre todos estos: saldo inicial, más entradas, menos salidas, más otras entradas, menos otras salidas. De ahí tendríamos el saldo final, el costo promedio actual que tiene el producto, y siguiente a este, entonces, el valor que tengo en inventario en el momento. El valor de ajuste, en este caso, no aplica. Y el valor más ajuste del inventario, que tenemos, nos daría el mismo valor de inventario final. Recuerda entonces que esté resumido por referencia, simplemente te mostraría totales por cada producto, según lo que quieras revisar.
Siguiente, por la misma ruta, «Reportes – Kardex«, encontramos el reporte de rentabilidad. Este reporte de rentabilidad nos va a hacer una comparación entre el valor de la venta de cada producto y el valor del costo de esa misma venta. Recuerda que cuando asientas una factura, el sistema internamente guarda el precio al que se vendió el producto y el costo promedio que tenía esa referencia. Por cada una de las referencias que facturas, ¿cuál es el precio y cuál es el costo? De ahí entonces que periódicamente vayas haciendo una revisión de los costos del inventario para verificar si estamos bien.
Según la comparación que se haga, el reporte de rentabilidad mostraría el total de las ventas por producto, el total del costo por producto, y de ahí nos mostraría una rentabilidad bruta, una utilidad entre esos dos puntos. En la opción «rentabilidad» nos pregunta entonces si queremos ver total o si queremos ver por operación. Al seleccionar operación, nos permitiría consultar una bodega específica, una línea específica, un grupo en su grupo, o totales, entonces sería todo.
Si quieres entonces calcular la rentabilidad según el informe del costo, calcular rentabilidad valorizando el informe del costo. O calcular la rentabilidad valorizando al precio de venta. Hay un par de fórmulas que te podrían ayudar a saber esto. Si quieres ver un informe detallado, si quieres incluir los cambios que son notas de crédito, notas débito, y si quieres incluir consumos y donaciones, que es la transacción 20, una salida de inventario. En la parte inferior, solicita un rango de fechas. Esta información puede salir desde el histórico, según las fechas que tú solicites. En este caso, entonces, lo voy a sacar solo del mes actual, desde el primero del mes hasta el 30. Haz clic sobre la opción «aceptar», y lo que nos mostraría el informe de rentabilidad es el código del producto, nombre del producto, las unidades que se vendieron en ese período de tiempo, el valor bruto del producto, que sería el valor de la venta bruta de ese producto. Por ejemplo, vender 11 unidades, ¿cuánto me representó en ventas? Estas 11 unidades se vendieron por 110 mil pesos. El total del valor del costo, entonces, ¿cuánto me representó vender esas mismas 11 unidades? ¿Cuánto me costó vender? En el ejemplo dice 27 mil pesos. El valor de la diferencia, valor bruto, menos valor del costo, es la diferencia, y el porcentaje de rentabilidad según ese valor de diferencia otorgado.
Revisa entonces el porcentaje de rentabilidad que esté cercano a los márgenes que manejas. Si encuentras un valor muy alto o encuentras un valor negativo, como en este caso, debes entrar a revisar esa referencia puntual para validar a qué precio lo estás vendiendo y a qué costo se está manejando ese producto.
