A continuación, las dudas más comunes relacionadas con el documento soporte electrónico. Encontrarás respuestas claras para ayudarte a comprender los requisitos, procedimientos y normativas vigentes.
1. ¿Qué es el documento soporte?
El Documento soporte se expide como soporte de las adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En otras palabras, es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica o un documento equivalente.
2. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte?
El documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables.
3. ¿Quién debe transmitir electrónicamente este comprobante?
Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a facturar electrónicamente y que necesiten respaldar una transacción de compra con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.
4. ¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?
De acuerdo a la resolución DIAN 488 emitida el 29 de abril de 2022, menciona en su artículo 6 que el documento soporte para sujetos no obligados a facturar, deberá adoptarse a partir del 01 de agosto del 2022 de manera electrónica.
5. ¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución? ¿Qué pasos se deben seguir?
Entre los requisitos para expedir el documento soporte, está la solicitud de la resolución de numeración autorizada ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN. Llegado el momento de la entrada en vigencia, estaremos informando a nuestros clientes las guías y los webinar donde guiaremos el paso a paso para solicitar la resolución ante la DIAN, vincularla en Siigo y poder generar el documento soporte.
6. ¿Cómo y cuándo podré emitir el documento soporte?
La DIAN continúa trabajando para completar todos los requerimientos tecnológicos que van a permitir emitir el documento soporte para no obligados a facturar. Esperamos que se cumplan las fechas para que todo Colombia esté listo el 1 de agosto del 2022. Sigue atento a más información de la liberación exitosa por parte de la DIAN y por ende en Siigo.
7. ¿Si no facturo electrónicamente debo transmitir el documento soporte o documento equivalente electrónico?
Los usuarios que no están obligadas a llevar factura electrónica podrán seguir haciendo el documento soporte o documento equivalente físico.
8. ¿Qué requisitos debe tener el Documento Soporte electrónico?
- Llamarse “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Fecha de operación: corresponde a la fecha de generación del documento.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Número consecutivo, incluyendo rango y vigencia autorizado por la DIAN.
- Descripción específica del bien o servicio prestado
- Valor total de la operación, discriminando el IVA en caso de que dé lugar.
- Firma del emisor del documento soporte al momento de su generación, de acuerdo a lo estipulado por la DIAN.
- Formato electrónico de generación que establezca la DIAN
- El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – CUDS.
9. ¿Cuál es el plazo para emitir el Documento Soporte electrónico?
- En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- De acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
10. ¿Cuál es monto mínimo o máximo para poder transmitir el Documento Soporte electrónico?
Puedes transmitir el documento desde cualquier monto y tampoco cuenta con un valor máximo.
11. ¿Para qué productos o servicios aplica la transmisión el Documento Soporte electrónico?
Aplica para cualquier producto o servicio.
12. ¿En SCI se podrá adquirir solo la funcionalidad de Documento Soporte?
No, es necesario que adquieras la activación de la Factura Electrónica para poder enviar el Documento Soporte.
13. ¿Es obligatorio enviar copia del documento electrónico por mail al proveedor?
No, no es obligatorio enviarlo por mail al proveedor.
14. ¿Se descontará de los paquetes de Documentos electrónicos?
Sí, se descontará de los paquetes que adquiriste.
15. ¿Qué hago si facturo electrónicamente con otro proveedor tecnológico y voy a utilizar documento soporte con Siigo?
Esto es posible, lo que debes hacer es seleccionar a Siigo como tu segundo proveedor tecnológico y seguir los 3 primeros pasos de facturación electrónica
1. Actívate como facturador electrónico
Para cumplir con los requisitos necesarios en la habilitación correcta del Documento Soporte Electrónico ante la DIAN, es necesario que tengas en cuenta la siguiente información:
16. ¿Por qué no me aparece Siigo como Proveedor tecnológico en la DIAN al realizar la habilitación de documento soporte electrónico?
Si tienes actualmente otro Proveedor tecnológico, es necesario que selecciones a Siigo como tu segundo proveedor tecnológico.
17. ¿Qué hacer si en el listado de resoluciones para asociar solo veo Resoluciones de Facturación y de Contingencia?
No te preocupes, la vas a poder identificar mediante el número de resolución, si aparece como resolución de contingencia en el listado esto es un error de visualización únicamente que no va a afectar tu proceso, puedes seleccionarla y no se te va a generar ningún tipo de rechazo.
18. Prefijos en la resolución para Documento soporte electrónico
A la hora de solicitar la resolución para Documento soporte en la DIAN, es necesario que el prefijo no este vacío y que no sea numérico, ya que esto puede generar rechazos posteriores. Te sugerimos utilices un prefijo únicamente con letras.
19. Inconvenientes en el SET de pruebas
Hemos recibido reportes de intermitencias al momento de generar el SET de pruebas para Documento Soporte Electrónico, nuestro equipo de ingenieros ha realizado las validaciones correspondientes y tenemos certeza de que no estamos presentando fallas en esta parte del proceso. Se ha notificado al ente encargado sobre estos fallos, te sugerimos en caso de presentar errores en el set de pruebas reintentar el proceso.
Importante: recuerda que este proceso es responsabilidad de tu empresa y se realiza directamente en la página de la DIAN.
Siguiendo estas indicaciones, aseguras el cumplimiento de las normativas fiscales y el correcto uso del documento soporte electrónico.
