¿Se puede aceptar y/o rechazar varias veces un documento?
Si un documento es aceptado o rechazado ya no será posible cambiar el estado y su respectiva corrección se realiza con una nota crédito.
¿El correo electrónico inscrito en el catálogo de participantes será el oficial para la recepción de facturas?
Para los actores involucrados en el modelo de facturación electrónica, que reciben facturas electrónicas, ese es el destino oficial de las facturas generadas. En la solución de software que ofrece ilimitada, es necesario ingresar en el campo «E-mail Facturai».
¿A qué correo llegan los documentos enviados al adquirente?
Los documentos llegan al correo que este asignado en el campo E-mail Facturai del archivo de clientes del SCi.
¿Ante un rechazo de facturación por parte del adquirente sujeto a la normatividad, cómo se procede?
En el escenario que un adquirente rechace una factura por las causales correspondientes, es necesario expedir una nota crédito, haciendo alusión al documento de facturación que se está afectando.
¿Si un documento tiene el estado rechazado en el Sistema Comercial Integrado SCi, también esta rechazado en la DIAN?
Cuando encuentres un documento rechazado en el SCi es porque al momento de enviar el documento a los servicios de facturación electrónica desde el SCi, este encontró inconsistencias y no permitió que el documento pasara a los servicios de facturación electrónica. Y es necesario que revises el informe de inconsistencias por la opción de Facturación Electrónica – Reportes – Reporte de inconsistencias.
¿Se puede corregir un documento que ya fue enviado a la DIAN?
Una vez el documento es enviado a la DIAN este queda marcado como enviado y no es posible corregirlo.
¿Si tiene alguna inconsistencia con el envío de la factura electrónica, el sistema se lo informa?
El SCi tiene en el menú principal la opción de Facturación Electrónica – Reportes – Reporte de inconsistencia, en este reporte se puede consultar las inconsistencias presentadas al momento de enviar un documento.
¿Cómo puede saber si ya envió o no un documento a la DIAN?
El SCi tiene en el menú principal la opción de Facturación Electrónica – Reportes – Reporte de trazabilidad, en este reporte se puede consultar si el documento ya fue enviado o está pendiente de ser enviado.
¿Es necesario tener un usuario para ver las facturas enviadas y un usuario para ver las facturas recibidas?
Solo se requiere de un usuario, si es un usuario administrador puede ver los documentos enviados y los documentos recibidos, si es un usuario con perfil de Colaborador OFE solo es necesario agregarle el perfil de Colaborador adquirente.
¿Qué puede hacer si ya cerró el mes y olvidó enviar un documento?
El Sistema Comercial integrado (SCi) permite enviar documentos desde el históricos de transacciones, solo ingresas al menú de Facturación Electrónica – Procesos – Enviar documentos pendientes y digitas el documento pendiente, el SCi buscará el documento en el movimiento del mes si no lo encuentra lo buscará en el histórico de transacciones.
¿Cómo se puede validar si el documento que se está capturando está configurado para facturación electrónica?
Cuando ingresas a la captura del documento el programa te muestra después del nombre del concepto si este está configurado para facturación electrónica.
¿Se puede enlazar a contabilidad los documentos sin haberlos enviados a la DIAN?
El proceso de envió de documentos es independiente del proceso de enlace a contabilidad, se puede enlazar a Contai y posteriormente enviar los documentos a la DIAN.
¿Se puede enviar una nota crédito sin relacionar la factura que está afectando?
Es requisito relacionar la factura ya que en el XML de la nota crédito se generan información basada en la factura.
¿Si tiene dificultades al momento de enviar un documento y no puede enviarlo, le llega una notificación al correo indicándole que hay problemas con la resolución?
El servicio de facturación electrónica valida que el documento que se está enviando este dentro del rango de numeración autorizado en la resolución de la facturación electrónica, así mismo, valida que el documento este dentro de la fecha de vigencia de la resolución de la facturación electrónica.
¿Se pueden enviar lotes de facturas o se hace de una en una?
El programa cuenta con las dos opciones, una a una al digitarlas y grabarlas o por medio del menú: Facturación Electrónica – Procesos – Enviar Documentos Pendientes, se pueden seleccionar por rango de clientes, documentos o por tipos de documentos.
¿Qué es la representación gráfica?
Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes de sus bienes o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos o tecnológicos para poder recibir la factura en el formato estándar de generación XML; dicha representación contiene las características técnicas establecidas por la DIAN. Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente o remitirlo a buzones electrónicos, según se acuerde con el comprador.
Se pueden enviar documentos, ¿desde una versión vieja del SCi?
Es requisito indispensable tener la última versión del SCi instalada para garantizar el correcto envió de los documentos.
¿Se pueden seguir usando los mismos conceptos de la tabla de codificación para hacer el envío de las facturas electrónicas en el SCi?
Se crean nuevos conceptos, marcándolos en: Envío de Facturación Electrónica
¿Teniendo solo el programa de Contai, se puede hacer el envío de la facturación electrónica?
Es necesario contar con el programa de Facturación del SCi, ya que la información solicitada en el XML para la DIAN no está en el programa de contabilidad, como lo son referencia, porcentajes de impuestos, resoluciones, consecutivos, vendedores etc.
¿El programa SCi cuenta con alguna opción para revisar la base de datos de mis clientes?
En la opción de Facturación Electrónica – Reportes – Reporte de Auditoría, se encuentra el reporte que le permite al usuario consultar las diferentes inconsistencias de información que tiene la base de datos para la correcta implementación de facturación electrónica, con este informe podrás analizar en qué estado están los datos de un obligado a facturar, además, de indicarte que archivos y que registros de la base de datos corregir.
¿Qué es OFE?
Es el Obligado a Facturar Electrónicamente
¿Qué es CUFE?
Corresponde a un valor alfanumérico que permite identificar de forma única una factura de venta o de exportación.
¿Quién es el adquirente?
Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación de exigir la factura, es decir, nuestros clientes.
¿Qué es el catálogo de participantes en la página de la DIAN?
Servicio dispuesto por la DIAN, donde se encuentran: Facturadores Electrónicos, proveedores tecnológicos y adquirentes que reciban factura en formato electrónico.
¿Qué es identificador universal (UUID)?
Es el “CUFE” que permite identificar los documentos diferentes a las facturas electrónicas (contingencia, nota crédito o nota debito).
¿Qué es la clave técnica?
Corresponde a una clave que entrega la DIAN al obligado a facturar, una vez autorice la numeración para facturar en forma electrónica. Esa clave te permite junto con otros datos obtener el contenido técnico de control que es necesario incluir en la factura electrónica.
¿Qué es Facturai?
Es la solución de software de facturación electrónica de ilimitada alojada en la nube de Microsoft, bajo la tecnología Azure, la cual se integra directamente con el Sistema Comercial Integrado – SCi y permite enviar los documentos a la DIAN y al adquirente bajo los estándares definidos en la reglamentación vigente.
¿Se pueden manejar usuarios en Facturai?
Facturai cuenta con la administración de usuarios de perfil administrador o no, los cuales tienen diferentes permisos para administrar o consultar todos los documentos enviados.
¿Se pueden retirar usuarios de Facturai que ya no laboren o no tengan que ver con la administración de la facturación electrónica?
Se cuenta con el módulo de usuarios en el cual se define toda la administración de los usuarios, contraseñas, perfiles, permisos, eliminación y creación de usuarios.
¿Qué es expedición de la factura electrónica según La DIAN?
Es la generación y entrega del documento electrónico.
¿Qué es una factura de contingencia?
Es un concepto de factura que habilita la DIAN para que los usuarios puedan registrar manualmente (en talonario) sus facturas cuando las plataformas tecnológicas presenten algún problema técnico.
¿Ante inconvenientes técnicos o contingencia, ¿cómo podrán facturar los obligados?
La DIAN a través de resolución establecerá las medidas que es necesario que empleen los obligados a facturar o los adquirentes electrónicos, en los eventos de inconvenientes técnicos o fuerza mayor o caso fortuito que se presenten en los siguientes sistemas o servicios electrónicos:
- Los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos.
- Los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación.
- Los servicios informáticos electrónicos de la DIAN.
¿Cuáles documentos son los que se envian electrónicamente?
Las facturas (incluyendo las de exportación), las notas crédito, las notas débito y las facturas de contingencia.
¿Cómo se hace y Cuánto tiempo se demora el montaje de Facturación Electrónica?
Este montaje se realiza de forma virtual y se demora entre 2 y 4 horas aproximadamente.
¿Se pueden tener varios consecutivos de la DIAN para la facturación electrónica?
Si, se pueden solicitar los consecutivos y prefijos que se necesiten, igual como se hacía anteriormente. Para qué sirve la opción de menú “Facturación Electrónica – Reportes – Reporte Trazabilidad” Permite consultar la trazabilidad (historia o paso a paso) de un documento y conocer cuáles son los estados por los que ha pasado, se puede sacar de forma detallada o resumida, filtrando por los estados de los documentos, rango de clientes, documentos, transacciones o fecha.
¿Es necesario pedir el consecutivo de notas crédito y notas débito a la DIAN?
La DIAN no dará consecutivos para esos documentos, el consecutivo lo definirá cada una de las empresas.
Importante: un consecutivo usado en notas crédito y notas débito electrónicas, no se puede repetir, es decir no se puede reiniciar los consecutivos internos de esos documentos.
¿Cómo se crea el archivo de monedas para poder enviar los documentos a la DIAN?
El SCi crea de manera automática el archivo de monedas con las siglas estándar definidas para identificar cada moneda.
¿Cuándo actualizo el RUT con la obligación de Facturación Electrónica debo comenzar a emitir todas mis facturas electrónicamente?
SÍ, porque dan un numero de resolución con un rango nuevo de facturas.
¿Una vez se tiene el RUT actualizado, resolución, logo y certificado digital se envía a una persona en ilimitada?
El logo y el certificado solo están guardados en el equipo de la empresa para el montaje de Facturación electrónica.
¿El archivo XML tiene validez para trámites de cobros judiciales? O ¿se necesita la representación gráfica?
El documento electrónico en formato XML tiene validez, no se necesita la representación gráfica, dicho archivo Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
¿Se debe solicitar numeración para la factura electrónica?
Sí, es necesario solicitar numeración. En los casos de contingencia en los cuales no pueda expedir factura electrónica por inconvenientes tecnológicos y/o comerciales del facturador, también es necesario contar con autorización de numeración para facturar en papel o talonario, computador y POS.
