La reducción de la jornada laboral en Colombia a partir del 15 de julio de 2023 responde a la entrada en vigencia de la Ley 2101 de 2021, la cual busca disminuir gradualmente las horas de trabajo semanales de 48 a 42 horas, quedando implementada en su totalidad máximo en el 2026.
La disminución de la jornada laboral no implicará la reducción en la remuneración salarial y prestacional de los empleados.
Desde la primera reducción a 47 horas en julio de 2023, se sugiere que la jornada disminuya paulatinamente de la siguiente forma:
- Julio 15 de 2024, se trabajará una hora menos respecto a 2023, es decir, 46 horas.
- Julio 15 de 2025, se restarán dos horas adicionales a la jornada laboral semanal, es decir, 44 horas.
- Julio 15 de 2026, se restarán el último par de horas, para alcanzar las 42 horas semanales.
Por lo anterior, a continuación te explicamos los pasos que debes ejecutar en el programa Nóminai para realizar el proceso de implementación.
Para comenzar, lee atentamente las siguientes indicaciones y posteriormente encontrarás la explicación de los pasos a seguir:
- Realiza el proceso solo si manejas la liquidación de nómina en tu compañía por horas o minutos. En caso de manejar la liquidación por días, no ejecutes cambios en el sistema y realiza el control de reducción de horas pactando los tiempos de trabajo con tus empleados.
- Los cálculos nuevos se realizarán en horas o minutos según la unidad de nómina que maneje tu compañía.
- Antes de realizar cambios, válida y garantiza que ya se culminó los procesos del último período liquidado y los cuales se deben calcular con el valor de hora relacionado a la jornada laboral actual activa en la compañía.
- Genera copia de datos antes de iniciar la implementación, puede hacerlo a través de la ruta: Procesos – Meses en Disco – Copia de datos.
- La empresa podrá realizar la reducción de jornada laboral como lo sugiere la ley o en su defecto adoptar por anticipado la reducción a 46, 44 o 42 horas como el límite máximo establecido.
- El proceso permitirá habilitar cualquiera de las jornadas laborales solo a partir de julio de 2023.
- Recomendamos realizar el proceso de implementación para el mes completo, es decir, por ejemplo, julio 01 o el primer día del mes seleccionado. En caso se decida comenzar en las fechas estipuladas, es decir, el día 15 de julio, ten presente que la liquidación de valores hasta el día 14 de julio tendrán un valor de hora de acuerdo con la jornada laboral actual y a partir del 15 de julio un valor de hora diferente con la nueva jornada laboral que active, esto implicará una revisión más detallada de la información liquidada.
- Cuando te encuentres ejecutando los procesos en el programa, encontrarás diferentes mensajes e indicaciones que te servirán como guía para realizar con éxito la implementación de los diferentes pasos y la liquidación de valores.
- La siguiente información la puedes tomar como base del número de horas o minutos a trabajar al mes según cada jornada laboral:
Mantenimiento de compañía: Horas
Jornada laboral 48 horas equivale a 240 horas al mes
Jornada laboral 47 horas equivale a 235 horas al mes
Jornada laboral 46 horas equivale a 230 horas al mes
Jornada laboral 44 horas equivale a 220 horas al mes
Jornada laboral 42 horas equivale a 210 horas al mes
Mantenimiento de compañía: Minutos
Jornada laboral 48 horas equivale a 14400 minutos al mes
Jornada laboral 47 horas equivale a 14100 minutos al mes
Jornada laboral 46 horas equivale a 13800 minutos al mes
Jornada laboral 44 horas equivale a 13200 minutos al mes
Jornada laboral 42 horas equivale a 12600 minutos al mes
Paso 1: Activación Jornada Laboral
Ingresa a la ruta: Archivos – Reducción Jornada Laboral – Mantenimiento, allí encuentras un mensaje de entrada que te brinda indicaciones puntuales antes de iniciar el proceso. Además, cuenta con diferentes opciones para optimizar los procesos antes de ejecutar cambios:
Al momento de hacer clic en el botón “Continuar”, se habilita la siguiente ventana que se visualiza así inicialmente:
En la ventana, de forma permanente, se encuentran visibles recomendaciones puntuales a tener en cuenta, adicional, al ubicar el cursor en el ícono “i”, obtiene la explicación del proceso que se realizará al habilitar el botón “Activar”.
Para iniciar, ejecuta las siguientes acciones para activar una nueva jornada laboral:
- Asigna el año y el mes (formato AAAAMM) en la jornada laboral requerida en tu compañía y graba los cambios con el ícono “Grabar” o la tecla F10. Si el período actual de la compañía corresponde al año y mes ingresado, se habilita el botón “Activar” para continuar el proceso. En caso contrario, al grabar, el campo guardará el año y el mes y permitirá activar la jornada laboral seleccionada cuando la fecha de proceso sea igual o mayor.
Importante: si la empresa ya tiene establecidas las fechas de inicio para cada jornada laboral, puede asignarlas de una vez y activarlas en el momento que correspondan a la fecha de proceso. Mientras la jornada laboral no se encuentre en estado “Activo”, en cualquier momento podrán realizarse cambio de fechas para iniciar, el sistema controlará que las fechas ingresadas no crucen con las de otra jornada y/o que sean anteriores a una jornada activa.
Al hacer uso del botón “Activar”, se ejecutan las siguientes acciones:
- El sistema valida que la compañía tenga un concepto de nombre “Completar turno”, el cual tiene la misma parametrización del concepto “Básico”, salvo el porcentaje que en este caso corresponde al 0%, normalmente corresponde al concepto 499, pero en caso de no existir o coincidir, el concepto se crea de forma automática y se muestra mensaje al finalizar:
El código asignado se calcula de forma automática y será usado para controlar las horas que completan los 30 días o un mes completo de trabajo. Este control y cálculo es automático y se explica en el “Paso 2”, solo en casos muy puntuales realizarás cálculos manuales para asociar a este concepto, al finalizar este documento encontrará algunos ejemplos.
- También al activar, el sistema realizará el recálculo del valor del salario básico hora o minuto, de acuerdo con el salario actual y la jornada laboral. El cambio aplica para todos los empleados activos a ese momento y se puede visualizar el nuevo valor en la ruta: Archivos – Empleados – Maestros, pestaña “Información General (Parte 2)”, allí encuentras el valor de hora actual y anterior sobre la misma base salarial (Recordar que la disminución de la jornada laboral no implicará la reducción en la remuneración salarial) y en la pestaña “Histórico Salarial” se visualiza el registro del cambio automático. La fecha del campo “Último Aumento” no se afecta con este cambio.
- Además de lo anterior, en la parte superior derecha de la pantalla, se visualiza de forma permanente un texto informativo con la jornada laboral actual, esto permite tener claro sobre qué base se están realizando los cálculos en el sistema.
Paso 2: Actualización Automática de Turnos
Ingresa a la ruta: Archivos – Reducción Jornada Laboral – Actualización Automática de Turnos, esta opción solo será habilitada cuando hayas realizado la activación de mínimo una jornada laboral.
Al igual que en el mantenimiento, al ingresar, previamente se muestran unas indicaciones puntuales para tener en cuenta y acciones que ayudan a agilizar el proceso:
Al momento de hacer clic en el botón “Continuar”, se habilita un mantenimiento en el que aparecen por defecto todos los turnos actuales de la compañía (Archivos/Turnos), a través de esta opción no se crean registros nuevos, el proceso actual, de acuerdo con la jornada laboral activa, recalcula el número de horas, las distribuye en los conceptos que afectan el básico y crea un registro adicional con el concepto “Completar Turno” con el número de horas que ajustan los 30 días de trabajo en el mes o los días para las jornadas semanales, decadales, bisemanales y/o quincenales.
El mantenimiento inicialmente se visualiza así:
Para proceder con los cambios, ejecuta las siguientes acciones:
- Selecciona un turno, al seleccionarlo, se muestra toda la información correspondiente a ese turno y se visualiza el recálculo automático y distribución de tiempo que realiza el sistema. Si requieres una distribución diferente, puedes realizar los cambios a través de esta misma ventana, al hacer modificación a los registros generados, controla y valida que el total de tiempo sea el correcto.
Recuerda que los cálculos nuevos se realizarán en horas o minutos según la unidad de nómina que maneje tu compañía.
La base de liquidación de valores en el sistema corresponde a 240 horas mensuales (14400 minutos mensuales) que corresponde a un total de 30 días, el recálculo realizado, consiste en tomar el tiempo de los conceptos que afectan el básico y restarles un tiempo proporcional de acuerdo con la nueva jornada laboral y llevar la diferencia a un nuevo concepto llamado «COMPLETAR TURNO JORNADA LABORAL».
Recordemos como queda el tiempo mensual:
Mantenimiento de compañía: Horas
Jornada laboral 48 horas equivale a 240 horas al mes
Jornada laboral 47 horas equivale a 235 horas al mes
Jornada laboral 46 horas equivale a 230 horas al mes
Jornada laboral 44 horas equivale a 220 horas al mes
Jornada laboral 42 horas equivale a 210 horas al mes
Mantenimiento de compañía: Minutos
Jornada laboral 48 horas equivale a 14400 minutos al mes
Jornada laboral 47 horas equivale a 14100 minutos al mes
Jornada laboral 46 horas equivale a 13800 minutos al mes
Jornada laboral 44 horas equivale a 13200 minutos al mes
Jornada laboral 42 horas equivale a 12600 minutos al mes
- Si deseas hacer el cambio automático de una vez a todos los turnos, haz uso del botón “Marcar”, en este caso, para conocer la información asociada a cada turno o para realizar modificaciones, haga clic en el código o descripción del turno.
- Para finalizar el proceso, después de revisar cada uno de los turnos habilitados, das clic en el botón “Actualizar”, en ese momento se actualizará el archivo de turnos de la compañía (Archivos/Turnos) y posteriormente se mostrará un reporte con los cambios realizados. El reporte no permite ser consultado posteriormente en ninguna ruta, guarde y/o envíe a Excel o PDF para conservar la información, en caso de omitir esta recomendación, puedes ingresar a la ruta: Archivos – Turnos, allí puedes visualizar la información general desde la tabla o ingresando a cada registro, además, a través de esta misma ruta puedes de igual forma realizar cambios o ajustes manuales.
Reporte:
Archivos – Turnos:
Importante: al momento de activar una nueva jornada laboral (Archivos – Reducción Jornada Laboral – Mantenimiento), el sistema realizará un respaldo automático del archivo “Turnos”, esto será útil en aquellos casos en que se requiera reversar los cambios realizados a través del actual proceso. El archivo queda guardado en la carpeta de la compañía con el nombre RHTURNO más el número de horas de la jornada actual (antes de activar) y la extensión de archivo BTV, es decir, por ejemplo, si tu jornada laboral actual es de 48 horas, el nombre del archivo es RHTURNOS48.BTV, si requiere restaurar el archivo sigue las siguientes indicaciones:
- Valida que todos los usuarios se encuentren por fuera de la compañía o no estén haciendo uso del programa al momento de restaurar el archivo.
- Realiza copia de datos por seguridad.
- En el explorador de archivos, ingresa a la carpeta de la compañía.
- En la carpeta de la compañía, ubica el archivo RHTURNOS.BTV y renombralo (ejemplo: 1RHTURNOS.OLD).
- Para finalizar, en la carpeta de la compañía, ubicas el archivo de turnos respaldado automáticamente al momento que activo la jornada laboral, ejemplo: si antes de activar una nueva jornada laboral, la anterior correspondía a 48 horas, ubicas el archivo RHTURNOS48.BTV, eliminas el número de horas (48) y así queda lista la restauración del archivo de turnos.
Posterior, puedes volver a la compañía y retomar la parametrización y los procesos. Este proceso de restauración solo se recomienda hacerlo si deseas reversar los cambios generados a través de la ruta: Archivos – Reducción Jornada Laboral – Actualización Automática de Turnos o Archivos – Turnos, para recuperar la información anterior.
Ejecución de procesos
Si ya realizó el paso 1 y 2, está listo para ejecutar los diferentes procesos que siempre ha realizado en el sistema, esta vez con la nueva jornada laboral activa. Para que los valores sean correctamente ejecutados, tenga presente:
- En el registro de novedades a través de la ruta: Liquidación – Novedades – Captura y Auditaje – Período (Tiempo/ Valor), de forma permanente se mostrará en la parte inferior el siguiente mensaje:
“Según su jornada laboral activa, un día de trabajo o un día de ausentismo, equivale a ** horas/minutos”
Según su jornada laboral activa, se mostrará el número de horas a las que equivale un día de trabajo, este mensaje aplica para el registro de aquellas novedades que afectan en tiempo y/o valor los días trabajados en el mes, esto con el fin de que el valor ingresado manualmente sea correcto y no genere descuadres a final de mes. Algunas de esas novedades corresponden a: Licencias no remuneradas, suspensiones, pago día 31, entre otros. Adicional,
recuerde que ausentismos como incapacidades, licencias de maternidad, paternidad o remunerada puede registrarlas a través de la ruta Archivos/Empleados/Incapacidades y las vacaciones a través de Procesos/Prestaciones Sociales/Generación de Cálculos, en estas rutas el cálculo de horas o minutos es automático acorde a su jornada laboral activa.
- El proceso de liquidación de período continua igual, los valores serán calculados con base en la jornada laboral activas y en reportes como la prenómina, recibos de pago y/o promedios, encontrará que para cada empleado se relaciona el concepto “Completar turno”.
- Para la activación de cada nueva jornada laboral, siga siempre las mismas indicaciones que especificamos en este documento.
En resumen y para finalizar, si antes un día se manejaba de 8 horas (14.400 minutos), ya no aplica, cambió, debe ser según la nueva jornada implementada, así:
Mantenimiento de compañía: Horas
Jornada laboral 47 horas equivale a 7,83 horas al día
Jornada laboral 46 horas equivale a 7,66 horas al día
Jornada laboral 44 horas equivale a 7,33 horas al día
Jornada laboral 42 horas equivale a 7 horas al día
Mantenimiento de compañía: Minutos
Jornada laboral 47 horas equivale a 470 minutos al día
Jornada laboral 46 horas equivale a 460 minutos al día
Jornada laboral 44 horas equivale a 440 minutos al día
Jornada laboral 42 horas equivale a 420 minutos al día
