El proceso de remisión se encarga de manejar los despachos y salidas de mercancía que posteriormente serán facturados en una sola factura. Normalmente, cuando generas una factura de venta, esta factura realizará el movimiento del inventario registrando contablemente la salida de inventario, la entrada de costo y te generará el movimiento de los ingresos, la cuenta por cobrar, los impuestos y otros aspectos.
Dentro del módulo de inventarios del sistema comercial integrado (SCi), tienes un proceso donde funcionan las remisiones. Por la ruta: Procesos – Remisiones.
Al manejar el proceso de remisión desde el sistema comercial, estarías separando estos dos procesos: por un lado, despacharás la mercancía a tu cliente y en un momento dado, buscarás esa mercancía que le has despachado para realizar la factura.
Para configurar el proceso de remisiones, ingresas por la ruta: Archivos – Contables – Tabla de codificación.
En la tabla de codificación, debes haber creado un concepto de ventas remisionadas (30) o salida por ventas remisionada para la transacción 17, que es una salida de inventarios.
En el proceso de venta remisión, se hará un débito al costo y un crédito al inventario. Es importante recordar que si el concepto está configurado con la opción “detalle”, solo necesitas marcar la naturaleza de los asientos, y el sistema buscará la cuenta contable directamente desde el producto que estás moviendo. En este caso, el costo se acredita al inventario.
En la parte comercial, una salida de inventario moverá el kardex histórico de transacciones, y en la contabilidad, si se presenta una devolución de mercancía, se debe tener un concepto de devolución de ventas remisión dash. Esto determinará cómo se configura, qué abreviaturas se utilizan, qué comprobante se usa, si hay un formato específico para imprimir y si se maneja un consecutivo obligatorio. El concepto estará activo y se imprimirá el encabezado en la parte contable. El movimiento será contrario al mencionado anteriormente: el costo se acreditará, y el inventario se debitará.
Hasta este punto, simplemente para el despacho, tienes la salida de la mercancía (remisionada) o una devolución de esa mercancía (remisionada). Para la facturación más adelante, necesitas tener un concepto de ventas remisión hadas dentro de la transacción 30.
La configuración es similar a las ventas normales, pero esta venta remisión nada solo moverá el ingreso que depende del producto. No moverá el costo ni el inventario contablemente. Afectará otras cuentas según sea necesario.
Para realizar la salida de la mercancía, defines lo siguientes campos:
Datos de encabezado
- Concepto: puedes utilizar F2 para buscar el que vas a utilizar.
- Documento: relacionas el número del documento que corresponda.
- Fecha: de la salida de la mercancía.
- Cliente: lo ingresas y puedes buscarlo con la tecla F2.
- Docto de ref: si aplica.
Detalle de la remisión
- Bd: seleccionas la bodega, desde qué bodega sale la mercancía
- Referencia: qué referencia se mueve y a qué centro de costos va.
- Precio: no necesitas especificar el precio, ya que se tomará automáticamente el costo promedio ponderado de la referencia al momento de aceptar el documento.
Finalmente, podrás elegir imprimir el documento en diferentes formatos, como formato pre impreso, formato media página o formato papel. Elige el que se ajuste a tus necesidades y preferencias.
En el día a día se ejecuta el proceso de actualización del movimiento. Para realizarlo, sigue la ruta: Documentos – Actualizar movimiento.
Solo necesitas actualizar la información que hayas manejado con tu código o la que hayan manejado los usuarios de tu empresa según sus necesidades.
Una vez hayas actualizado el movimiento, el siguiente paso es realizar el despacho de tu mercancía y actualizar el movimiento, ya que esto es parte de tu rutina diaria. Cuando necesites generar la factura para esa mercancía, es hora de ingresar al proceso de remisión.
Importante: ten en cuenta que la condición es que solo se cargarán como mercancía pendiente por facturar aquellas que tengan la información actualizada. Por lo tanto, se recomienda actualizar el movimiento antes de entrar al proceso de facturación.
Desde el módulo de logística, también tienes la opción llamada “remisión”. Si tu mercancía despachada corresponde a un pedido, debes generar la remisión y la factura correspondiente desde el módulo de logística. Si no cuentas con el módulo de logística de distribución, todo el proceso se hará desde el sistema comercial integrado, es decir, desde el SCi. El primer paso será actualizar el movimiento.
Si no hay nada para actualizar en el movimiento, procede a facturar esa mercancía. Vas a la sección de: Procesos – Remisiones – Generación de Remisiones.
El sistema te preguntará si deseas hacer el proceso por cliente, por concepto, por documento o por pedido. Cualquiera de las tres opciones habilitará un filtro para que determines qué vas a hacer.
- Cliente: si seleccionas “Por Cliente”, te preguntará el cliente para el cual deseas generar la factura.
- Acreedor: indicas a nombre de qué acreedor se van a hacer las entradas de la mercancía de vuelta. Esto se refiere a las devoluciones de productos por parte del cliente.
- Concepto factura: busca el concepto de “Ventas Remisionadas” en la tabla de codificación.
- Ind Comercio: indicas si la factura tendrá impuesto de industria y comercio y si aplicará retención.
- Mensaje: si tienes algún mensaje o observación, puedes ingresarlo en este momento.
- Centro de costos: eliges el que corresponda.
- Fecha: defines el rango de fechas entre los cuales se encuentran las remisiones que deseas facturar.
A continuación, el sistema te mostrará la lista de productos que has despachado y las cantidades a facturar, así como la cantidad de devolución, si aplica. Debes indicar estas cantidades para cada referencia.
Una vez completado este proceso, el sistema generará los documentos necesarios, incluyendo la factura y las entradas de inventario en caso de devoluciones. Puedes imprimir los documentos si es necesario o realizar correcciones si es requerido.
Recuerda que este proceso te ayudará a controlar la mercancía despachada y lo que ha sido legalizado a través de facturas o entradas de mercancía.
