En la generación de certificados tributarios en tu sistema de Contai, es necesario que hayas creado previamente unos grupos y unos rangos. En estos, vas a relacionar las cuentas contables para cada certificado, como por ejemplo, el certificado de retención en la fuente, certificados de Reteiva o de ingresos y retenciones.
1. Parametrización
Creas estos grupos y rangos por la ruta: Archivos – Rangos de cuentas – Grupos.
Dentro de los grupos, vas a crear, para cada uno de esos conceptos. Ejemplo en el caso de ingresos y retenciones, para retención en la fuente o industria y comercio.
Este grupo contiene:
- Código: un código de tres dígitos, que puede ser numérico, alfabético o alfanumérico.
- Descripción: con la cual identificas el subgrupo
- Para Certificado de ingresos y retenciones: asegúrate de marcar la opción que indica que es exclusivamente para esos conceptos. En el formulario 220, todos los conceptos, como pagos al empleado, cesantías, intereses, gastos de representación y otros, deben tener marcada esta opción. Para los demás grupos, como la retención en la fuente, no es necesario marcar esta opción.
No olvides guardar con el ícono 
de aceptar o F10 en el teclado.
Importante: ten presente que los certificados tributarios de retención en la fuente por IVA e industria y comercio, requiere que la cuenta maneje base de retención, esto es que la cuenta sea tipo B.
Ahora que ya has creado los conceptos, es necesario relacionar estas cuentas contables. Utiliza el menú Archivos – Rangos de cuentas – Rangos.
Asigna el rango de cuentas contables para el grupo de retención en la fuente, y haz lo mismo para los otros grupos creados.
Recuerda también relacionar estas cuentas contables para pagos al empleado por el certificado de ingresos y retenciones.
- Grupo: puedes buscarlo con F2, de acuerdo a los creados previamente.
- Cuenta inicial – Final: asignas las cuentas contables de acuerdo al grupo.
- Origen Valor: se utiliza para los grupos para el certificado de ingresos y retenciones, debes indicar qué información cargarán, ya sea el saldo final, los débitos, solo los créditos o la diferencia entre débitos y créditos. Este valor dependerá de las cuentas contables que relaciones.
La parte inferior se habilita cuando se marca que es un grupo de cierre y se puede seleccionar las opciones correspondientes.
Finalmente, guarda y confirma la información ingresada. Repite este proceso para cada uno de los grupos y rangos necesarios para los certificados.
2. Generación de certificados
Después de haber definido tus grupos y rangos para certificados, ahora vas por la ruta: Reportes – tributarios – Certificados.
Al ingresar puedes ver los diferentes certificados que se pueden generar:
- Retención en la fuente
Dentro de los certificados, el primero que encuentras es el certificado de retención en la fuente.
- Período: el sistema te pregunta por el período, que va desde enero hasta diciembre del año gravable que estás generando.
- Grupo: asigna el grupo correspondiente y consulta la retención en la fuente, que tiene todas las cuentas de la venta y 365 del año gravable.
- Fecha del certificado: en el proceso de generación, puedes personalizar detalles como la fecha de expedición.
- Nombre empresa: trae por defecto el nombre de la compañía.
- Ciudad practicó: ciudad donde se practicó la retención.
- Mensaje: añadir comentarios adicionales según el cumplimiento del artículo 389 del estatuto tributario.
- Cuenta: también puedes asignar cuentas contables específicas si deseas generar el certificado solo para ciertos conceptos.
Importante: las cuentas que digites en este campo, deben estar en el rango de cuentas del grupo asociado en la parte superior.
- Imprime % Rte: el sistema te ofrece opciones como imprimir el porcentaje de retención
- Nit: selecciona el o los terceros a generar y puedes confirmar si imprime el número del documento
- Calcular la base: esta opción en caso de bases incorrectas en los movimientos contables.
- Incluir en un solo concepto: puedes optar por incluir todas las retenciones en un solo certificado para un tercero con operaciones por varios conceptos.
- Enviar por correo electrónico: si tienes implementada la opción de enviar certificados web por correo electrónico, puedes hacerlo seleccionando la opción correspondiente.
Al hacer clic en aceptar, el sistema generará la información por cada tercero, incluyendo detalles como el concepto, el monto total, la cuantía y otros valores impresos. Estos certificados pueden guardarse en la carpeta del usuario y ser enviados a las personas correspondientes.
- Retención por IVA bimestral o anual
La ventana de solicitud de datos es similar, pero en este caso, se te pedirá información específica del bimestre:
Los demás datos como el grupo asignado, el año gravable, la ciudad y la fecha de consignación. Después puedes incluir las cuentas a tener en cuenta y los Nits.
Y generas el certificado dando clic en el botón aceptar.
- Certificado de ingresos y retenciones
En la opción mantenimiento, que encuentras por Reportes – Tributarios – Certificados – Ingresos y retenciones, asignas códigos a cada uno de los conceptos definidos en el formulario 220.
Después de agregar los campos, puedes generar el certificado ingresando por la misma ruta pero la opción Informe. Ingresas la información requerida, como el año gravable, fechas de certificación y expedición del certificado, y el sistema generará el certificado con la información correspondiente para cada empleado. Recuerda que esta información también puede ser utilizada para generar el formato 2276 de medios magnéticos.
