Dentro del menú de Contai, vas a encontrar la opción de mantenimiento de usuarios para darle control, restricciones o accesos a los usuarios que tengas creados por cada compañía. Es necesario, como medida de control y protección de la información, que no todos los usuarios tengan acceso a algunas opciones en el sistema. Esto va a depender del perfil y de las responsabilidades que tengan. El sistema cuenta con un mantenimiento de usuarios en el cual puedes hacer estos procesos y lo encuentras por la ruta: Soportes – Usuarios.
Este mantenimiento de usuarios consta de varios pasos. El primero es definir los grupos por el menú Soportes – Usuarios – Definir grupos.
Aquí, vas a crear un grupo para los perfiles de usuarios que manejes en la compañía. Por ejemplo, puedes crear un grupo 01 para los usuarios administradores, quienes tendrán todos los permisos. También puedes crear, por ejemplo, un grupo 02 para los auxiliares contables. Recuerda que los grupos van a definir los perfiles de los usuarios, y sobre estos grupos es a los que les vas a hacer los accesos o las restricciones.
Una vez que creas el grupo y los nombres para cada perfil de usuario, le das clic en aceptar. Recuerda utilizar la tecla 10 en el teclado para que queden grabados. Sobre estos grupos es donde vamos a darles los accesos o las restricciones.
El segundo paso lo vas a encontrar en el menú: Soportes – Usuarios – Asignar accesos.
En este paso, vas a definir los accesos o las restricciones por cada grupo que creaste en el paso anterior. Por ejemplo, puedes tener un grupo administrador y un grupo de auxiliares. Estas restricciones deben hacerse para cada grupo. Por ejemplo, el grupo 02 de auxiliares tiene restricciones en todos los menús del sistema. Si le das clic en activar, el sistema colocará una equis, indicando que tiene acceso a esa opción. Con el signo más, puedes desplegar las opciones de cada menú y definir si va a tener o no acceso, dando clic en activar o desactivar.
Haz lo mismo por cada proceso y menú que tengas en el sistema, dando restricciones o accesos al grupo auxiliar. Una vez definidos los accesos y las restricciones por cada menú, das clic en aceptar para que el sistema tome los cambios.
Ahora, el tercer paso lo encuentras en Soportes – Usuarios – Mantenimiento de usuario.
En este mantenimiento, vas a encontrar todas las compañías y los usuarios que tienen acceso a cada una de ellas. Desde aquí, puedes crear usuarios nuevos dando clic en el ícono 
, o en el teclado con la tecla insert. También puedes eliminar usuarios seleccionándolos y dando clic en
o suprimir en el teclado. Además, puedes hacer modificaciones a los usuarios existentes, como cambiar el nombre y el grupo al que están asociados.
Importante: recuerda que siempre debe haber al menos un usuario administrador en las compañías, es decir, un usuario con el grupo en blanco o 000 para realizar cambios en este mantenimiento y permitir accesos.
Al finalizar estos procesos, has terminado el mantenimiento de usuarios, pero también tienes otra opción especial para definir a un usuario que, aunque pueda entrar a corregir o modificar información, no tenga la función habilitada para hacer ciertos procesos. Puedes hacerlo por la ruta: Soportes – Usuarios – Otros permisos.
En otros permisos, hay una serie de permisos especiales para asignar a un usuario que tenga acceso al menú para retirar asientos o modificar asientos. Puedes marcar o desmarcar las opciones según los usuarios que deban tener acceso. Recuerda hacer clic en grabar para que se guarden los cambios.
Con estos procesos, respaldas la información, ya que no todos los usuarios pueden tener acceso a todos los menús debido a las responsabilidades que manejan o a los procesos que pueden realizar en el sistema.
