Crear los clientes en tu sistema es fundamental para emitir facturas, gestionar recibos de caja y llevar un control claro de las relaciones comerciales. Al tenerlos registrados, puedes facilitar los procesos contables, personalizar condiciones comerciales y cumplir con los requisitos legales y tributarios que exige la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
A continuación el paso a paso para crear clientes:
1. Antes de iniciar asegúrate de tener creadas en el archivo las zonas y vendedores y rangos de comisiones.
2. Ingresa por la ruta: Archivos – Terceros – Clientes.
Al ingresar, verás el listado de clientes existentes; para crear uno nuevo haz clic en el botón Ingresar 
.
3. Completa los datos de la pestaña «General»:
- Código: se usa el mismo Número de Identificación Tributaria (NIT).
- Código EAN: corresponde a un código de barras usado por ciertos terceros que operan con almacenes de cadena, su función está asociada al módulo de documentos electrónicos. Este campo es opcional, por lo que puedes dejarlo en blanco si el cliente no lo requiere.
- NIT o cédula: digita el número de NIT sin puntos ni dígito de verificación.
- Tipo de documento: selecciona el tipo correspondiente.
Si ingresas el tipo y número de identificación del cliente, puedes hacer clic en Autocompletar datos para que el sistema realice la consulta automática ante la DIAN y complete la información registrada. Para que esta función opere correctamente, es indispensable que la empresa esté previamente habilitada en Facturación Electrónica.
Importante:
- Si el tercero no está registrado en la DIAN, es necesario ingresar los datos manualmente.
- Si el servicio de consulta DIAN está caído, el sistema mostrará una notificación.
- Razón social: se carga automáticamente si el cliente ya existe en contabilidad; de lo contrario, deberás digitarla.
- Dirección – Ciudad – Municipio: datos requeridos para informes y facturación.
- Razón social RUT – Dirección RUT – Municipio RUT: razón social, dirección y municipio deben coincidir con lo registrado ante la DIAN.
Importante: la razón social es el nombre comercial con el que la empresa se identifica hacia sus usuarios y el Registro Único Tributario (RUT) es el nombre tributario del mismo.
- Contacto: campo opcional que puede aparecer en algunos reportes.
- Información adicional: teléfono, fax, celular, correo, barrio, entre otros (no obligatorios).
- Tipo de negocio: es importante para algunos clientes que tienen el módulo botón gerencial, para el manejo de reportes.
- Naturaleza: define si es persona natural o jurídica.
En la parte inferior están las suspensiones o inactividades, no aplican para clientes nuevos, pero puedes marcar suspensión o inactividad posteriormente si aplica.
4. En la pestaña Comercial, registra la siguiente información:
- Vendedor y zona asignada: asocia según estructura comercial.
- Macrozona y tipo de negocio: agrupan clientes para generar reportes estratégicos.
- Canal: segmenta clientes en informes de ventas.
- Presupuesto de ventas anual: opcional, para comparar desempeño comercial.
- Otros campos: ajusta el cupo de crédito, intereses de mora, lista de precios y condiciones de pronto pago según las políticas de tu empresa.
- Identificadores e impuestos: marca los que aplican y mantén el campo Impuesto al Valor Agregado (IVA) activo.
- Logística: completa si tu empresa tiene habilitado este módulo.
5. Haz clic en el ícono Finalizar 
o presiona la tecla F10 para guardar el cliente en el sistema.
¡De esta manera creas el archivo de clientes!
